Jak pisać dobre maile sprzedażowe

 

Odcinek dziewiąty, jak napisać dobrego maila, w którym wyślesz klientowi swoją propozycję.

Cześć, cieszę się, że jesteś ze mną już w tym dziewiątym odcinku. Na wstępie tego odcinka muszę Cię też przeprosić, bo jeżeli jesteś stałym słuchaczem tego podcastu, to przepraszam, dlatego że ten odcinek powinien ukazać się w zeszłym tygodniu. Niestety w zeszłym tygodniu nie pojawił się kolejny odcinek. Tym razem nadrabiam. Ta środa, następny nowy materiał, tym razem nieco dłuższy niż poprzednie, dlatego że też temat jest bardzo ciekawy i bardzo interesujący, a będzie dotyczył właśnie tego, jak napisać dobrego maila po rozmowie z klientem, w którym wyślesz mu swoją propozycję. Inspiracją do tego odcinka był post, który jakiś czas temu ukazał się na moim profilu na LinkedIn’ie. Post, w którym mówiłem między innymi o tym, jak warto zakończyć maila wysłanego do klienta. Pojawiło się pod nim bardzo wiele reakcji, pojawiło się pod nim bardzo wiele komentarzy, bardzo wiele zdań. No i postanowiłem, że okej, w tym odcinku podcastu podzielę się całym moim modelem i takim moim podejściem do tego, jak może wyglądać proces tworzenia i pisania maili ofertowych do klientów, tak żeby one dawały rzeczywiście możliwie najwyższą skuteczność. Od razu też zaznaczę, że proces, o którym będzie mowa, to jest proces, który toczy się także u mnie firmie i który ma miejsce u mnie w firmie. I ten model, który za chwilę usłyszysz, to jest model, który wdrożony jest u mnie w organizacji i wdrażany jest w wielu innych firmach, i ponieważ działa, tak u mnie, jak i w innych organizacjach, no to stąd właśnie idea taka, żeby się nim podzielić i dać do tego modelu dostęp większemu gronu osób. Także usiądź wygodnie i posłuchaj o tym, jak w pięciu krokach napisać dobrego maila sprzedażowego.

Doprecyzowanie 🙂

A zanim o tym mailu, to jeszcze jedno zdanie, jeden krótki fragment, w którym uważam, że potrzebne jest doprecyzowanie pewnej rzeczy. Ponieważ w poście, który pojawił się na LinkedIn’ie, pojawiło się bardzo wiele zdań, takich, które pokazywały, że autorzy tych komentarzy zrozumieli mój post jako fragment zimnego maila, takiego wysyłanego, wiesz, bez żadnego uprzedzenia, bez niczego. Otóż ja sam uważam, że cold mailing, zimne maile są słabym sposobem na sprzedaż. Istnieją inne, dużo bardziej skuteczne. Czym innym trochę jest newsletter i sytuacja, w której, wiesz, klient zapisuję się do tego newslettera i w sposób świadomy podejmuje decyzje związaną z tym, że tak, on chce otrzymywać od Ciebie treści. To zupełnie inna bajka. Zimne maile jako takie na przykład wiadomości in-mail, które w tej chwili są wysyłane na LindedIn’ie, moim zdaniem w zdecydowanej większości są robione słabo. I uważam, że żeby mail był dobrze wysłany, żeby miał wartość, żeby miał wysoką jakość i wysokie szanse na konwersje, to powinien być poprzedzony jedną z dwóch rzeczy, albo zapytaniem, które klient podesłał i jakąś wymianą zdań, telefoniczną, mailową, na spotkaniu, jakkolwiek, która rozpoczęła się z inicjatywy klienta, albo powinien być poprzedzony Twoim kontaktem do tego klienta, na przykład zimnym telefonem i rozmową, która jest tak przeprowadzona, że po tej rozmowie klient rzeczywiście ma jakąś określoną potrzebę albo problem, który Ty możesz rozwiązać i Ty wiesz o tym, że on ją ma, wiesz o tym, co to za potrzeba, co to za problem, który możesz rozwiązać. I obaj po takiej rozmowie stwierdzacie okej, w porządku, to zróbmy następny krok.

Zatem mail, o którym dzisiaj będzie mowa, to nie jest zimny mail, to nie jest przepis na marketingowego maila, którego można wysłać do kupionej bazy stu tysięcy klientów, licząc na to, że będzie jakaś stopa zwrotu z tego. Mail, o którym dzisiaj będzie mowa, to jest mail, który wysyłany jest po wcześniejszej interakcji z klientem. I z tego odcinka podcastu dowiesz się, co się moim zdaniem powinno zadziać w trakcie interakcji, żeby właśnie finalnie móc skonstruować dobrego maila. No bo musisz, znaczy musisz, pewnie, że nie musisz, ale warto, żebyś wiedział, o tym, że to, co wysyłasz klientowi jako maila ofertowego, jest pewnego rodzaju wisienką na torcie albo przynajmniej powinno być pewnego rodzaju wisienką na torcie, dlatego że bardzo wiele aktywności, bardzo wiele wysiłku z Twojej strony, przynajmniej w założeniu, no było włożone na etapie poprzedzającym wysłanie tego maila, czyli na etapie, kiedy to Ty zadzwoniłeś do klienta albo kiedy on zadzwonił do Ciebie i po prostu rozmawialiście. Zatem wszystko to, co zrobiłeś w trakcie rozmowy, jest punktem wyjścia, niejako początkiem do napisania dobrego maila, w którym w załączniku klient znajdzie propozycję od Ciebie. Z tego powodu właśnie przy wysłaniu wiadomości mailowej do klienta istotne jest wszystko to, co zadziało się wcześniej. I żeby wysłać dobrego maila, wszystko to, co dzieje się wcześniej, czyli cała rozmowa z klientem, musi być zrobiona na możliwie jak najlepszym poziomie.

Cold maile – wysyłać czy nie wysyłać?

Poruszyliśmy przed chwilą moment jeszcze tych tak zwanych cold maili. Ja już trochę na ten temat powiedziałem, że moim zdaniem to jest średni sposób. No, a często pojawia się też pytanie, Szymon, no dobra, a co w sytuacji, jeżeli rozmawiam z klientem, dzwonię do niego na zimno i klient mówi, no dobra, no jak pan chce, to proszę wysłać mi, przysłać mi ofertę mailem. No i jak w każdym przypadku, tak i w tym przypadku są, wiesz, no i zwolennicy takiego działania, i przeciwnicy takiego działania. Ja nie będę opowiadał się po żadnej ze stron. Przedstawię Ci jedynie, jakie są argumenty jednej i drugiej strony po to, żebyś sam mógł zdecydować, do której z nich jest Ci bliżej.

Otóż zwolennicy takiego wysyłania oferty na zasadzie, no dobra, no jak pan chce, to niech pan wyśle, twierdzą, że taka propozycja kiedyś klientowi może się przydać. Że w zasadzie jemu nic nie szkodzi, żeby tę propozycję klientowi wysłać, a nóż, widelec, za dzień, dwa, miesiąc, pięć taka propozycja klientowi rzeczywiście będzie potrzebna, bo akurat zacznie szukać czegoś takiego. Drugi argument, który jest najczęściej przytaczany przez zwolenników takiego wysyłania maili, to jest argument mówiący o tym, że nawet jeżeli klient dzisiaj nie jest zainteresowany moją propozycją, no to może się u niego pojawić taki dzień, w którym zaistnieje taka potrzeba. No i warto, żeby wtedy moją propozycję, którą wcześniej już ode mnie dostał, miał pod ręką. I to są takie dwa najczęstsze argumenty, które przytaczają zwolennicy tego, żeby właśnie ot pozytywnie reagować na informację, no dobra, no to wyśle mi pan ofertę mailem. Trzeci, który przytaczają, jest również taki, że taka wysyłka propozycji klientowi mailem, to jest dobry punkt zaczepienia do tego, żeby za chwilę, wiesz, zadzwonić do niego drugi raz i zapytać dzień dobry, wie pan co, dostał pan, czytał pan, miał pan chwilę i tak dalej, i tak dalej.

Z kolei przeciwnicy takiego typu rozwiązania, czyli wysyłania maili w odpowiedzi na prośbę pod tytułem, no dobra, no jak pan chce, może pan wysłać, twierdzą że takie wiadomości i tak trafiają do spamu. Albo trafiają do spamu, albo trafiają do kosza i są po prostu wyrzucane przez klienta. Drugi argument, jaki podnoszą, jest taki, że skoro ma być to wysłane na siłę, to i tak nikt tego nie przeczyta. Skoro wiesz, skoro ma być to wysłane na zasadzie dobra, jak pan chce albo musi, no to niech pan wyśle, no to marne szanse, że ktokolwiek to przeczyta, a już w ogóle ich zdaniem, zwolenników tego podejścia, marne szanse na to, że ktoś przeczyta to ze zrozumieniem i z zaciekawieniem. No i trzeci argument, który oni przytaczają, jest taki, że, mówią tak, słuchaj Szymon, no jeżeli klient czegoś szuka i minął, nie wiem, tydzień, dwa, pięć albo dwa miesiące, no to on i tak nie pamięta, że jakiś czas temu ktoś do niego dzwonił i coś tam mu wysyłał. Pamięta, nie pamięta, tego nie wiemy, bo to wszystko zależy od tego, jak potraktował wiadomość, którą otrzymał, o ile ją w ogóle otrzymał. Więc, jak widzisz, są i argumenty przemawiające za tym, żeby wysłać takie wiadomości ofertowe, maile ofertowe na zasadzie, no jak pan chce, to niech pan wyśle, i żeby ich nie wysyłać. Ja podkreślę jeszcze raz, nie opowiadam się po żadnej stronie. Mam swoje prywatne zdanie na ten temat, no ale zostawiam je w tym konkretnym przypadku dla siebie. A Ty sam się zastanów, do której perspektywy Tobie jest bliżej i czy takie maile warto wysyłać w przypadku Twojego biznesu, a może warto, lepiej odpuścić, a może lepiej pogadać z tym klientem jakoś inaczej, żeby ten mail z maila pod tytułem dobra, pan wyśle, jak pan chce, stał się mailem pod tytułem o, wie pan co, okej, to niech mi pan to wyśle, bo to jest ciekawe.

No właśnie, to jest trzecie rozwiązanie, którego ani przeciwnicy, ani zwolennicy nie poruszają i nie podkreślają. Żeby tak stworzyć z klientem treść tego maila, tak, dobrze słyszysz, tak opracować, stworzyć z klientem treść tego maila, żeby on za chwilę chciał go przeczytać. Pojawia się zatem pytanie, co powinno się zadziać w trakcie Twojej rozmowy czy też kontaktu z klientem, żeby faktycznie dać sobie jak największe szanse na to, że wiadomość mailowa, którą za chwilę wyślesz temu klientowi, będzie tak skonstruowana, żeby on chciał ją przeczytać?

Trzy kroki przed wysłanie propozycji

Pierwsza rzecz, jaka powinna się w mojej ocenie zadziać, to jest taka trochę oczywista oczywistość, trywializm, trywialna sprawa, kolokwializm, o którym jednocześnie, no trzeba powiedzieć, bo wiesz, jak to jest z tymi kolokwialnymi rzeczami albo z tymi rzeczami, które są takie oczywiste, z tak zwanymi oczywistymi oczywistościami. No raz na jakiś czas potrzebne jest, żeby pojawił się ktoś, kto Ci po prostu o nich przypomni. Zresztą ja mam tak samo. Raz na jakiś czas potrzebuję tego, żeby ktoś o pewnych oczywistych oczywistościach też mi przypomniał. Pierwszym krokiem, który powinien się zadziać, żeby sensownie wysłać klientowi maila, no to jest rozmowa z nim, nie? Rozmowa z nim i w tej rozmowie zrobienie kilku rzeczy. Przede wszystkim dokonanie i przeprowadzenie tak zwanego procesu kwalifikacji klienta. Niezależnie od tego, czy to Ty dzwonisz do tego klienta, czy klient wysłał zapytanie do Ciebie i Ty odpowiadasz mu na to zapytanie, oddzwaniając na przykład do niego, no to potrzebne jest to, żebyś dokonał tak zwanej kwalifikacji tego klienta i ocenił jego potencjał. Ponieważ mail z propozycją powinien iść przede wszystkich do tego klienta, co do którego Ty masz pewność, że warto, bo tam jest szansa sprzedażowa.

Co zrobić, żeby dobrze zakwalifikować tego klienta? No w mojej ocenie przede wszystkim powinieneś ocenić potrzeby tego klienta, czyli porozmawiać z tym klientem na temat jego potrzeb albo jego problemów. Tu masz kilka narzędzi do wyboru, Spin, Sander, Challenger czy inne metodologie sprzedażowe nastawione na badanie potrzeb, nastawione na szukanie problemów. Wiele jest tego. Najważniejsze jest to, żebyś odkrył albo zweryfikował o, najpierw ocenił, zweryfikował, czy jest między wami przestrzeń do współpracy, a potem, jeżeli ona istnieje, to odkrył, co to dokładnie za przestrzeń do współpracy. Potem w mojej ocenie w takim procesie kwalifikacji klienta, warto również ocenić możliwości budżetowe klienta. I tutaj być może Cię zaskoczę, bo my na przykład teraz, prowadząc procesy rekrutacyjne, rozmawiamy z kandydatami o pieniądzach już na etapie rozmowy telefonicznej. Gdzie jeszcze nie tak dawno, jak o tym mówiliśmy, to było, no jak, w ogóle, gdzie, człowiek jeszcze nie przyszedł, a wy pytacie go o pieniądze albo mówicie mu o pieniądzach. No tak, właśnie po to, żeby i on, i my, żebyśmy wiedzieli, że warto, żeby on się pojawił, nie? Że w tym najważniejszym czynniku jesteśmy dogadani. No i tak samo jest z klientem w procesie jego zakupu albo Twojej sprzedaży. No jeżeli już rozmawiacie, jeżeli już odkryłeś jakąś potrzebę, jakiś kłopot, który klient chce rozwiązać, no to zanim wyślesz mu propozycję, przecież warto wiedzieć, czy klient w ogóle dysponuje budżetem, którym powinien dysponować, żeby móc pozwolić sobie na Twoje rozwiązanie. No bo jeżeli odkryłeś potrzebę i zapewnienie, zaspokojenie tej potrzeby albo rozwiązanie jakiegoś problemu u Ciebie w firmie kosztuje sto pięćdziesiąt tysięcy złotych, a klient ma jedynie trzydzieści, które może na to przeznaczyć, i Ty musisz przeznaczyć, nie wiem, pół godziny, godzinę, dwie godziny na przygotowanie propozycji, no to przy tak dużej rozbieżności finansowej, czy warto przygotowywać propozycję dla tego klienta, przeznaczać czas i też angażować jego czas w to, żeby on to przeczytał i na końcu stwierdził nie, no chyba powariowali, chyba ich porąbało, że ja sto trzydzieści tysięcy zapłacę. Dwadzieścia to może i mogę, ale na pewno nie tyle. No pytanie, wiesz, jaki jest sens przeznaczać duże ilości czasu i energii, tak swojego, jak i klienta, na takie sytuacje. No w mojej ocenie niewielki jest sens, żeby nie powiedzieć nawet, że go nie ma, dlatego właśnie warto w procesie weryfikacji klienta rozmawiać z klientem o tym budżecie, o jego możliwościach.

Trzecia rzecz w ramach kwalifikacji to ustalenie procesu decyzyjnego tego klienta. No bo jeżeli klient dzisiaj do Ciebie dzwoni, dzisiaj się z Tobą komunikuje i mówi Ci, że tak, on podejmie decyzje w ciągu najbliższego roku, no to pytanie, czy Ty chcesz brać udział w tym procesie, nie? Czy to jest dla Ciebie okej, że u niego proces decyzyjny będzie trwał rok. Jeżeli klient na przykład Ci powie, a wie pan co, na razie się orientujemy, tak po prostu rozmawiamy, bo szukamy najlepszego możliwego partnera, no to ja sugeruję, zanim jeszcze podejmiesz decyzję, dopytać jeszcze, co on dokładnie ma na myśli, mówiąc, że szukają najlepszego potencjalnego partnera. I wtedy zapytać ile czasu będzie trwał wybór tego partnera. No bo jeżeli usłyszysz, że rok, no to pytanie, czy chcesz brać w tym udział, nie? Albo czy musisz brać w tym udział. Być może są inne procesy, które są na znacznie na przykład, nie wiem, dalszym etapie i będzie to trwało już nie rok, a miesiąc albo półtora miesiąca, nie? Więc to są takie bardzo istotne elementy.

Trzeci krok, o jaki warto zadbać po tym, jak już przeprowadzisz rozmowę i podczas tej rozmowy zrobisz kwalifikację, oceniając potrzeby, proces decyzyjny i budżet klienta, no to trzeci krok, jaki warto z nim zrobić, to ustalić kolejne kroki, jakie będą miały miejsce po tym, gdy już się rozłączycie i gdy on otrzyma od Ciebie propozycję. Mam na myśli to, że powinieneś w takiej rozmowie ustalić to z klientem, że jeżeli dzisiaj wysyłasz mu propozycje, to odezwiesz się do niego, to czy możecie się umówić na przykład w taki sposób, że Ty odezwiesz się do niego, nie wiem, jutro albo pojutrze. Albo warto, żebyście się na przykład umówili, że on się do Ciebie odezwie jutro albo pojutrze, chociaż ja jestem zawsze przekonany, jestem zawsze zwolennikiem tego, że wiesz, to sprzedawca powinien zawsze trzymać rękę na pulsie, trzymać lejce tego procesu w swoich rękach. W związku z tym oddawanie odpowiedzialności, że ktoś się do Ciebie odezwie kiedyś tam jest moim zdaniem średnim pomysłem. No i tu się też często pojawia pytanie, no ale to Szymon, to co ja mam zrobić w takim razie, jak klient mi mówi, że dobra, to on się odezwie za dwa tygodnie. No jak to co? No niezależnie od tego, w jakiej branży pracujesz, zaproponuj klientowi, że wie pan co, okej, to omówmy się w ten sposób, dzisiaj mamy poniedziałek, umówmy się, że ja czekam na pana telefon tak do przyszłej środy, czyli półtora tygodnia, a jeżeli w środę pan się nie odezwie, to po prostu ja zadzwonię do pana w środę popołudniu albo w czwartek rano. To jest proste. I w ten sposób jesteś w stanie odzyskać kontrolę. Zamknij to jeszcze pytaniem, czy taka umowa jest dla pana okej, czy możemy się tak umówić. W wielu przypadkach klient powie Ci, no dobrze, no okej, w porządku, możemy się tak umówić. No i masz. I kontrola ponownie jest po Twojej stronie.

Te trzy rzeczy, rozmowa, odpowiednia kwalifikacja klienta, niezależnie od tego, czy to Ty dzwonisz, czy to on do Ciebie zadzwonił, i ustalenie dalszych kroków są puntem wyjścia do tego, żeby za chwilę zabrać się do napisania naprawdę dobrego maila sprzedażowego.

Skoro już wiadomo, co powinno zadziać się przed wysłaniem maila, no to wiadomym jest, znaczy wiadomym, może nie wiadomym, ale takim jasnym i klarownym robi się fakt, że dobry mail ofertowy i dobrze przygotowana propozycja stanowi niejako podsumowanie, takie zabranie w jednym miejscu wszystkiego tego, o czym rozmawialiście z klientem i przytaczanie mu zarówno tego, co on mówił, jak i tego, co Ty mówiłeś, i spisaniem tego w formie dokumentu, który wykazuje i mówi o wszystkim tym, o czym rozmawialiście w rozmowie, porządkuje to, o czym rozmawialiście w rozmowie, tematy, które poruszyliście, i ewentualnie, a może nie ewentualnie, tylko dopowiada to, co nie zostało powiedziane w rozmowie lub to, co zostało w jakiś sposób napomknięte w rozmowie. Jest pięć kroków, pięć obszarów, które warto, żeby były poruszone w rozmowie, po to, żeby osiągnąć ten efekt, o jakim przed chwilą słyszałeś. Czyli efekt tego, że mail, który wysyłasz klientowi, i propozycja, która jest w nim zamieszczona, stanowi właśnie to zebranie wszystkiego tego, co wydarzyło się wcześniej.

Zacznij od … przywitania 🙂

Pierwszy krok jest bardzo naturalny. To jest po prostu przywitanie się. I o ile sam krok jest naturalny, to już forma tego przywitania i wiedza na temat tego, jak należy to zrobić, jest już mniej naturalna, dlatego że bardzo często zaczynają się od słynnego witam panie Szymonie. Tutaj ciekawostka, sformułowanie witam było zarezerwowane dla właścicieli dworów szlacheckich w sytuacjach, kiedy urządzali jakieś imprezy u siebie, wtedy byśmy powiedzieli przyjęcia, to stali w progu wejścia do swojego dworu i w tym progu witali szanownych gości. Witamy. Stąd też wziął się zwrot witaj, witamy w naszych skromnych progach. Także jeżeli dzisiaj organizujesz imprezę, to masz pełne prawo, żeby stanąć na klatce schodowej albo przed swoim domem i tam witać gości. Kiedy piszesz maila do klienta, nie, po prostu. Są inne formy, na przykład dzień dobry panie Szymonie albo po prostu panie Szymonie, lub dzień dobry po prostu, albo panie prezesie, panie kierowniku, panie dyrektorze, w zależności od tego, jaki ma być stopień formalności tego maila. Im bardziej oficjalna forma, jakiej używasz na rozpoczęcie swojej wiadomości, tym bardziej oficjalny jej charakter. Mam na myśli to, że forma pod tytułem dzień dobry panie prezesie albo po prostu panie prezesie czy panie dyrektorze, czy panie kierowniku, będzie zawsze bardziej oficjalną formą niż panie Szymonie, panie Janie, panie Rafale. No i teraz skąd wiedzieć, jaką formę wybrać? Z wcześniejszych kroków, czyli z wcześniejszej rozmowy i z tego, w jaki sposób klient zwracał się do Ciebie. Jeżeli klient zwracał się do Ciebie per proszę pana w całej rozmowie, to tak też powinieneś zwrócić się do niego w korespondencji mailowej. Jeżeli klient skrócił z Tobą dystans i w rozmowie zaczął zwracać się do Ciebie per panie Adamie, Mariuszu, Michale, Piotrze, masz pełne prawo do tego, żeby w ten sposób rozpocząć maila. Jest prosta zasada, która mówi o tym, że jako sprzedawcy zawsze utrzymujemy te formy komunikacji z klientem, którą wybiera klient. Teraz, co zrobić, żeby w sposób kulturalny przejść z klientem na nieco bardziej bezpośrednią formułę, na przykład z panie dyrektorze na panie Januszu albo panie Piotrze. Wystarczy poprosić klienta o taką możliwość i o zgodę na to, żeby się tak do niego zwracać. Na przykład możesz to zrobić w następujący sposób. I panie Januszu, jeżeli pozwoli pan, żebym w ten sposób się do Pana zwracał. Albo w trakcie rozmowy, panie dyrektorze, mam pytanie, czy to będzie dla pana okej, jeżeli będę się do pana zwracał per panie Ryszardzie? I tyle. Zapytaj klienta. Ja jeszcze nie spotkałem się z tym, żeby jakiś klient powiedział mi nie, to nie będzie dla mnie okej. Albo kiedy mówiłem pani Joanno, jeżeli pozwoli pani, że będę się tak do pani zwracał, ażeby ani Joanna powiedziała mi nie, nie życzę sobie. Zazwyczaj pada tak, oczywiście, proszę.

W ten sposób, zachowując pełne, najwyższe standardy kultury osobistej, jesteś w stanie delikatnie skrócić dystans z klientem. Jeżeli klient się na to zgodził lub sam zaczął wobec Ciebie używać formy bliżej typu panie Piotrze, panie Rafale, panie Szymonie, wtedy masz pełne prawo do tego, żeby w ten sposób zatytułować i rozpocząć swojego maila. Jeżeli nie nastąpiła taka forma i byliście per panie kierowniku, panie dyrektorze, to tak również powinien rozpocząć się Twój mail do klienta.

Podziękuj za…

Co w drugim kroku? Kiedy już się przywitałeś, no to warto podziękować i docenić fakt, że mogliście w ogóle porozmawiać ze sobą. Czyli na przykład w pierwszym zdaniu, które piszesz po dzień dobry panie Prezesie albo dzień dobry panie Szymonie, tutaj jeszcze, bardzo ważna rzecz, na końcu powinien być przecinek i nowe zdanie zaczynamy od małej litery. Czyli dzień dobry panie Szymonie, przecinek, enter i podziękowanie za rozmowę. Bardzo dziękuję za dzisiejszą rozmowę albo dziękuję za zapytanie, które pan przesłał. Jeżeli rozmawiałeś z klientem, to warto napisać kilka zdań więcej albo chociaż kilka słów więcej niż tylko zwykłe dziękuję za rozmowę. Na przykład możesz napisać dzień dobry panie prezesie, przecinek, enter, bardzo dziękuję za dzisiejszą rozmowę, za czas, który pan poświęcił i za to, że w trakcie tej rozmowy doszliśmy i znaleźliśmy wspólne pola do potencjalnej współpracy. Jeden przykład podziękowania za rozmowę. Inny przykład podziękowania za rozmowę, żeby napisać, wiesz, kilka słów więcej niż tylko dziękuję za przeprowadzoną rozmowę. Inny przykład to może być na przykład takie zdanie, dzień dobry panie Szymonie, bardzo dziękuję za miłą, merytoryczną i rzeczową rozmowę, której efektem jest ten mail wysłany do pana i załączona w nim propozycja. Na przykład. Albo kolejny wariant, dzień dobry panie dyrektorze, dziękuję za rozmowę, którą przeprowadziliśmy, za czas, jaki pan na nią przeznaczył oraz za to, że doprecyzował pan bardzo konkretnie i bardzo otwarcie, na czym panu zależy i co pana interesuje. Czwarty przykład, dzień dobry panie dyrektorze, dziękuję za rozmowę, dziękuję również za jasne określenie celów, jakie powinny zostać zrealizowane w naszej współpracy, żeby ostatecznie był pan z niej zadowolony.

Trochę inaczej i można powiedzieć skromniej będzie wyglądała sytuacja, jeżeli klient przysłał tylko krótkie zapytanie mailowe. W takiej sytuacji warto podziękować klientowi na przykład w sposób następujący. Dzień dobry, przecinek, enter oczywiście, bardzo dziękuję za zainteresowanie naszą propozycją oraz zapytanie, ponieważ to oznacza, że treści, z którymi spotkał się pan na naszej stronie internetowej, wzbudziły w panu chęć do podjęcia dalszych rozmów. Dziękuję i bardzo to doceniam. Na przykład. Albo dzień dobry, dziękuję za przysłane zapytanie ofertowe i wyrażenie chęci nawiązania współpracy. To pierwszy krok do tego, żebyśmy mogli porozmawiać szerzej o tym, w jaki sposób zabezpieczyć pana potrzeby i wesprzeć pana naszymi działaniami. Na przykład.

Takich początków, w ramach których możesz odpisać klientowi, podziękować za rozmowę lub za zapytanie, jest bardzo wiele. W tym krótkim fragmencie usłyszałeś ich, jeżeli dobrze naliczyłem, sześć. Wybierz ten, który najbardziej Ci się podoba lub w duchu tego, co przed chwilą usłyszałeś, skonstruuj własny początek, w którym podziękujesz klientowi za rozmowę w formie nieco szerszej niż po prostu dziękuję za rozmowę. Albo w ogóle taki klasyk, w nawiązaniu do przeprowadzonej rozmowy czy też w nawiązaniu do przesłanego zapytania. Serio, to jest wszystko na co stać dobrego handlowca? W nawiązaniu do rozmowy albo w nawiązaniu do przysłanego zapytania. Stać Cię na więcej. Jeżeli słuchasz tego podcastu, to znaczy, że jesteś dobrym, świadomym handlowcem albo takim chcesz się stać i ja Ci w tym momencie mówię, że w kontekście pisania maili stać Cię na więcej niż w nawiązaniu do.

Nawiąż do potrzeb klienta

Kiedy podziękowałeś klientowi za sam fakt przeprowadzenia rozmowy, to teraz bardzo ważna rzecz i to jest rzecz, która jest bardzo mocno uzależniona od tego, jak przebiegła Twoja wcześniejsza rozmowa z klientem. Rozmowa telefoniczna, spotkanie osobiste czy też wymiana jakichś maili lub to, co klient opisał w zapytaniu, które do Ciebie wysłał. Ponieważ w tym kroku, w kroku trzecim, trzeba nawiązać do tego, czego potrzebuje klient. I tym nawiązaniem do tego, czego potrzebuje klient, powinny być jakieś problemy albo konkretne potrzeby. Co mam na myśli? To jest dość trudne do takiego precyzyjnego wytłumaczenia, bo bardzo często handlowcy piszą w tym miejscu, że w trakcie rozmowy wspominał pan, że zależy panu na i tu podają jakieś elementy specyfikacji technicznej swoich produktów. A tak naprawdę specyfikacja techniczna Twoich produktów jest odpowiedzią na to, co jest dla klienta ważne i istotne. Podam Ci prosty przykład. Jeżeli na przykład pytasz klienta, sprzedajesz meble, pytasz klienta, wie pan co, jaki kolor foteli pana interesuje. Klient mówi, żółty. To warto go zapytać, wie pan co, o, to ciekawy kolor, a skąd pomysł na taki kolor. A bo wie pan co, mamy kolorowe wnętrze, zależy nam na tym, żeby te fotele się naprawdę mocno wyróżniały i uznaliśmy, że żółty kolor będzie idealny. No i teraz, kiedy piszesz klientowi maila, to warto, żebyś napisał w tej trzeciej części, że w trakcie rozmowy wspomniał pan, że zależy panu nie na żółtych fotelach, tylko w trakcie rozmowy wspominał pan o tym, że zależy panu na fotelach, które kolorystycznie będą się wyróżniały w pana już bogatym wnętrzu. Ponieważ żółty kolor Twojego produktu jest cechą, która stanowi odpowiedź na tę zgłoszoną odpowiedź. Albo kiedy na przykład sprzedajesz farby. Klient mówi dzień dobry, wie pan co, szukam farby ścieralnej, którą naprawdę będzie można mocno ścierać i kolor pozostanie. No i też warto klienta wtedy zapytać, wie pan co, okej, a proszę mi powiedzieć, z czego to wynika, że zależy panu na tej farbie. No bo wie pan, mam dzieciaki, bazgrzą mi po prostu wszystkim na wszystkim i po wszystkim, i my to z żoną musimy ścierać, a już mieliśmy kilka farb i niestety bardzo szybko traciły kolor. No i teraz właśnie, kiedy piszesz tę trzecią część, to tutaj znowu, zamiast pisać, że zależy panu na farbie o wysokim współczynniku ścieralności, warto napisać, że w trakcie rozmowy wspomniał pan, że zależy panu na farbie, której kolor długo się utrzyma w sytuacji pojawiania się wielu różnych rysunków, zabrudzeń czy innych elementów zewnętrznych, których autorami mogą być dzieci. Z uśmiechem na końcu. Tak, jak najbardziej emotikony są okej. Albo jeżeli na przykład sprzedajesz lampy i klient mówi, wie pan co, szukam lampy wiszącej. Okej, a proszę powiedzieć coś więcej. Wie pan co, lampa powinna mieć kabel długości przynajmniej półtora metra, bo będzie podwieszana na wysokim suficie, a zależy mi na tym, żeby nie wisiała nisko nad stołem. No to znowu w tym trzecim kroku, czyli w nawiązaniu do tego, czego potrzebuje klient, nie napiszesz, że zależy klientowi na lampie z długim kablem czy z dwumetrowym kablem, tylko napiszesz, że w trakcie rozmowy wspomniał pan, że zależy panu na rozwiązaniu, na takiej lampie, która umożliwia zawiśnięcie, jeżeli tak można powiedzieć, zawiśnięcie nisko nad stołem w pomieszczeniach o bardzo wysokim suficie. Piszesz tak dlatego, że w jednym z kolejnych kroków będzie miejsce na to, żeby wymienić cechy, zalety, korzyści Twoich produktów, które są odpowiedzią na zgłoszone potrzeby. Po pierwsze. Po drugie pisze się tak, dlatego że kiedy klient czyta niemalże cytaty albo parafrazy własnych słów, które wypowiedział Ci przez telefon, to ma takie wrażenie, że ta wiadomość i ta propozycja faktycznie kierowana jest do niego. Czyli ten fragment, kiedy, mam nadzieję, rozumiesz już ideę, która towarzyszy tej części, może brzmieć następująco, patrząc na maila od początku, dzień dobry, dziękuję za przeprowadzoną rozmowę i za to, że bardzo precyzyjnie określił pan, na czym panu zależy. W trakcie naszej rozmowy wspomniał an o tym, że poszukuje pan rozwiązania, które pozwoli panu i tu wypisz dwa, trzy najważniejsze elementy, na które właśnie zwrócił uwagę Twój klient, które wymienił jako swoje potrzeby. W formie takiej, jaką słyszałeś przed chwilą w wymienionych przykładach. Robiąc to, pokażesz klientowi, że naprawdę słuchasz tego, co on mówił i to, co on Ci zakomunikował, zapadło Ci w pamięć, jest dla Ciebie ważne i stanowiło punkt wyjścia do przygotowania przez Ciebie propozycji.

Pokaż/opisz produkt

Krok czwarty, który wydaje się być dość naturalny w tym układzie pisania wiadomości, to krok, w którym pokazujesz klientowi swój produkt i jego najważniejsze właściwości, najważniejsze wartości, które odpowiadają temu, co on przed chwilą zgłosił. Czyli piszesz na przykład, biorąc pod uwagę te elementy, o których pan wspomniał, została dla pana przygotowana propozycja produktu, który A, B, C. Szerszy opis tego produktu czy szerszy zakres proponowanych usług lub cokolwiek innego znajdzie pan w propozycji, która jest załączona do tej wiadomości. To jest krok czwarty. Czyli jeszcze raz, w kroku trzecim piszesz o potrzebach, w kroku czwartym przedstawiasz dwie, trzy korzyści Twojego produktu, rozwiązania, usługi, czegokolwiek, które stanowią bezpośrednią odpowiedź na to, co mówił klient i dopisujesz, że rozwinięcie tego tematu czy więcej informacji na ten temat klient odnajdzie w załączonej propozycji, która zawiera na przykład szczegółowe zestawienie działań, jakie zostaną dla niego wykonane.

Pre-finalizuj

Ostatni krok dobrej wiadomości, krok piąty, to jest tak zwana prefinalizacja. Ten krok piąty może być podzielony na piąty i szósty albo może być zrobiony w jednym. Tak zwana prefinalizacjia, czyli w dobrej rozmowie handlowej z klientem dobry sprzedawca, zanim odłoży słuchawkę i powie to dziękuję, do widzenia, do usłyszenia, do zobaczenia, ustali z klientem kolejny krok. Umówi się z nim na to, co nastąpi w najbliższym czasie. Na przykład na to, że klient zapozna się z tą propozycją, na przykład na to, że to sprzedawca do niego oddzwoni, na przykład na to, że skontaktują się ze sobą za tydzień, pojutrze, za dwa dni i tak dalej, i tak dalej. Konieczne jest, żebyś w rozmowie z klientem ustalił z nim kontakt w dniu i w jakim przedziale czasowym. To nie musi być konkretna godzina, dwunasta dwadzieścia siedem czy tam dwunasta trzydzieści, albo dwunasta czterdzieści pięć, bo jemu coś może wypaść, Tobie coś może wypaść. Ale powinno być to dookreślone na zasadzie na przykład poniedziałek między dwunastą a trzynastą. Albo poniedziałek między dwunastą a dwunastą trzydzieści. Taka informacja powinna znaleźć się właśnie w tej prefinalizacji. Post na LindedIn’ie, o którym wcześniej słyszałeś, dotyczył właśnie tego obszaru prefinalizacji. I napisałem w tym poście, że zdecydowana większość maili, która wysyłana jest do klientów po rozmowie, kończy się w razie pytań pozostaje do dyspozycji. A warto, żeby kończyła się właśnie taką prefinalizacją, która jest podsumowaniem wcześniej poczynionych w rozmowie ustaleń na zasadzie wie pan co, zadzwonię do pana, tak jak się umawialiśmy, za dwa dni, między godziną dwunastą a dwunastą trzydzieści. Albo bardzo proszę o informację zwrotną na temat przesłanej propozycji w ciągu dwóch dni, najlepiej do środy do godziny dwunastej trzydzieści. Albo tak jak umówiliśmy się w trakcie naszej rozmowy telefonicznej, zadzwonię do pana w czwartek między godziną czternastą a piętnastą, żeby porozmawiać z panem o przesłanej propozycji i ustalić dalsze kroki. I tu jest jeszcze jedna, ciekawa rzecz, którą warto zrobić, żeby dać również klientowi taki bufor, że ten termin w jakiś sposób też jest elastyczny. Warto napisać dalej, jeżeli potrzebuje pan więcej czasu, bardzo proszę o wiadomość zwrotną. Ustaliliście coś, do czasu, gdy klient zapozna się z Twoją propozycją, coś się może wydarzyć, no przecież klient ma prawo zadzwonić albo napisać Ci wiadomość, że wie pan co, bardzo proszę o kontakt w czwartek, bo umawialiśmy się na środę, nie wyrobię się, proszę o kontakt w czwartek. No to jest okej, jak najbardziej okej. I teraz wiesz, no lepiej dowiedzieć się o czymś takim w środę, kiedy byliście umówieni na czwartek niż w czwartek usłyszeć, że o Matko Boska, zapomniałem. Co ciekawe, również bardzo wielu handlowców, którzy zaczynają stosować tę formułę na końcu, mówi Ty, wiesz co, że klienci, jak się nie zapoznali z propozycją, to mówią tak, wiem, pisał pan, że jeżeli będę potrzebował więcej czasu, to mam dać znać, ale no wie pan co, przepraszam, nie dałem znać. I rodzi się takie ciekawe zobowiązanie po stronie klienta. Trochę jest w takim, wiesz, poczucie winy to jest za dużo powiedziane, ale ma takie mieszane uczucia, że kurczę, do czegoś się zobowiązał, wiedział, że ma bufor bezpieczeństwa, wiedział, że ma furtkę, nie skorzystał z niej w odpowiednim momencie, no i tak trochę głupio wyszło. Faktycznie bardzo często tak się dzieje. Ten piąty krok, ta prefinalizacja warto, żeby brzmiała właśnie w taki sposób. Tak jak się umawialiśmy, zadzwonię do pana tego i tego dnia, między tą a tą godziną. Jeżeli potrzebuje pan więcej czasu, bardzo proszę o informację zwrotną.

Czasami też jest tak, że w rozmowie handlowej sprzedawca zapomni ustalić kolejnego terminu kontaktu. Taka prefinalizacja wtedy w mojej ocenie również jest okej. Jeżeli na końcu wiadomości, gdy nie ustaliliście ponownego kontaktu, napiszesz klientowi bardzo proszę o wiadomość zwrotną, jak pan ocenia tę propozycję, najlepiej, jeżeli ma pan taką możliwość, do końca tygodnia, a jeśli potrzebuje pan więcej czasu na przeanalizowanie załączonego dokumentu, bardzo proszę o wiadomość zwrotną.

Dopełnienie kroku piątego lub krok szósty, jak kto woli, ja to wszystko ujmuję w jednym, w piątym, można to rozdzielić na piąty i szósty, czyli pożegnanie się z klientem. Klasyką, która została chyba już ogólnie przyjęta i stała się takim ogólnodostępnym, i ogólnoobowiązującym rozwiązaniem, jest pozdrawiam. Ja nie mam jakoś problemu z tym pozdrawiam na końcu maila. Sam w swojej stopce mam również ustawione pozdrawiam. Alternatywą może być z wyrazami szacunku lub do usłyszenia, do zobaczenia. Pytanie na co jesteście umówieni. Można dodać również, na przykład jeżeli jest to piątek, dziękuję za rozmowę i życzę udanego weekendu albo po prostu życzę udanego weekendu. Taka forma znowu jest to forma nieco trochę skracająca dystans. Jeżeli w rozmowie z klientem słyszałeś i miałeś takie o, wiesz, skróciliście dystans i czułeś, że ta rozmowa toczy się dobrze, nie sądzę, żeby jakikolwiek klient poczuł się źle z tego powodu. Jeżeli słyszałeś, że rozmowa jest bardziej formalna, to zakończ również tego maila na zasadzie nieco bardziej formalnej, na przykład dziękuję za rozmowę i do usłyszenia w piątek, Szymon Lach. To jest wbrew pozorom nieco bardziej formalne zakończenie nawet niż samo pozdrawiam.

Podsumowanie

To jest właśnie mój przepis na to, żeby finalnie handlowiec mógł skonstruować dobrego maila ofertowego. Takiego, w którym załączy swoją propozycję i wyślę ją do klienta. Pięć, sześć kroków. Przywitanie się, przywitanie klienta, podziękowanie w odpowiedniej formule za przeprowadzoną wcześniej rozmowę lub przesłane zapytanie, nawiązanie do potrzeb, problemów, które klient zadeklarował w przeprowadzonej z Tobą rozmowie czy też w przesłanym zapytaniu, wskazanie na najważniejsze zalety, cechy, korzyści Twojego produktu, które są bezpośrednią odpowiedzią na to, o czym pisałeś wcześniej w punkcie trzecim. Następny krok, podsumowanie waszych wcześniejszych ustaleń lub zaproponowanie kolejnego kroku wraz z określeniem terminu i daniem klientowi furtki, że jeżeli potrzebuje więcej czasu, to bardzo prosisz o wiadomość zwrotną. Krok ostatni, czyli pożegnanie się z klientem w tym mailu.

To jest przepis, który działa u mnie w firmie. To jest przepis, który działa w firmach, z którymi pracuję. Przepis, który jest skuteczny i wypracowany. Więc jeżeli tylko masz ochotę, to po wysłuchaniu tego odcinka wierzę, że już wiesz, jak mogą wyglądać maile wysyłane do klientów. A jeśli masz ochotę podzielić się ze mną swoimi odczuciami na temat tego odcinka podcastu, wcześniejszych odcinków, które są, napisz do mnie śmiało na LinkedIn’ie, znajdziesz mój profil, wystarczy, że wpiszesz Szymon Lach. Z tego, co się orientuję, to na LinkedIn’ie jest tylko chyba jeden Szymon Lach. A nawet jeżeli jest dwóch, to ja jestem łysy, na zdjęciu mam granatowy garnitur w paski, białą koszulę i krawat. Więc zapraszam Cię do dołączenia do sieci kontaktów, do odwiedzania mojego profilu i do wymiany informacji na temat tego, co tu usłyszałeś lub napisz do mnie bezpośrednio na adres mailowy: napisz@szymonlach.com albo szymon.lach@salesleaders.pl.

Czterdzieści, tak, czterdzieści jeden minut. Bardzo Ci dziękuję za to, że tyle czasu ze mną spędziłeś i poświęciłeś, przeznaczyłeś, nie poświęciłeś, przeznaczyłeś na przesłuchanie tego odcinka podcastu. Wierzę, że to była kolejna merytoryczna porcja wiedzy dla Ciebie i trzymam kciuki, mocno trzymam kciuki za Twoje maile i do usłyszenia w kolejnym odcinku. Trzymaj się, cześć!

Zobacz więcej

Poznaliśmy się
skontaktuj się ze mną!