Jak skutecznie pracować zdalnie?

Praca zdalna, jeszcze do niedawna uzupełniająca podstawowy tryb pracy, z dnia na dzień stała się powszechną praktyką. Home office to spore wyzwanie – zarówno dla pracowników, jak i dla zarządzających rozproszonymi zespołami osób, które nie miały z nim dotychczas do czynienia. Jak efektywnie pracować w domu? Jak organizować stanowisko pracy sprzyjające wydajności?

Odpowiednie narzędzia do komunikacji w zespole

Praca w domu nie oznacza pracy w pojedynkę. Nadal pozostajesz częścią zespołu, z którym musisz pozostawać w stałym kontakcie. Bez względu na to, czy w twojej firmie był już wcześniej testowany model pracy zdalnej, czy dopiero oswajacie się z jej formułą, z pewnością niezbędne wam będą narzędzia cyfrowe. W pracy zdalnej zastosowanie znajdują przede wszystkim różnego rodzaju programy do komunikacji. Przesyłanie wiadomości tekstowych i multimediów umożliwiają choćby Slack, Skype czy Google Hangouts. Do organizacji konferencji i webinarów doskonale sprawdza się platforma Zoom. Zarządzanie projektami usprawniają natomiast Jira, Trello i Asana. Przechowywanie i udostępnianie plików ułatwi wam z kolei Dropbox lub Google Drive. Wcześniejsze przygotowanie zaplecza programowego pozwoli ci skupić się na kluczowych zadaniach bez straty czasu na poszukiwanie narzędzi i rozwiązywanie problemów technicznych. Pamiętaj jednak, że nadmiar narzędzi może przynieść skutki odwrotne od pożądanych. Zamiast usprawniać pracę, wprowadzi w niej chaos – utrudniając wyszukiwanie kluczowych informacji i uniemożliwiając pełne skupienie się na zadaniu. Dlatego przy wyborze kanałów komunikacji kieruj się skomplikowaniem i pilnością sprawy. I tak, najprostsze komunikaty, które nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, przekazuj drogą mailową lub za pomocą komunikatorów, złożone i pilne – telefoniczną. Tam, gdzie potrzebna jest burza mózgów, najlepiej sprawdzi się wideokonferencja.

Określ godziny pracy i przerwy

Zamiast pracować, leżą w dresie i oglądają serial – to jeden z wieli stereotypów dotyczących pracowników zdalnych. Okazuje się jednak, że ma on niewiele wspólnego z rzeczywistością. Raport Owl Labs 2019 State of Remote Work dowodzi, że pracownicy zdalni poświęcają na swoje obowiązki więcej czasu niż ich koledzy przebywający w biurach. Przepracowanie to nie jedyny problem – w pracy w domu równie łatwo o rozproszenie uwagi. Pranie, prasowanie, gotowanie – to tylko przykładowe „pilne” sprawy do załatwienia. Zaburzają one tzw. work-life balance, powodując zacieranie się granic między czasem pracy a czasem od niej wolnym. Z tego powodu tak ważne jest, by na początku każdego dnia zdalnej pracy, a jeszcze lepiej dzień wcześniej, sporządzać jej plan. Lista zadań powinna zawierać określone ramy czasowe samej pracy, przykładowo od 9:00 do 17:00 lub bardziej elastyczne, z dwugodzinną przerwą na domowe obowiązki. Nie zapominaj o transparentności swojego planu dnia, zawsze informując zespół o godzinowej dostępności. W utrzymaniu koncentracji i wydajności w pracy pomóc może też stosowanie technik planowania, takich jak Pomodoro. Metoda ta, opracowana przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku, zakłada 25 minut ciągłej pracy, po której następuje 5 minut odpoczynku. Na ten czas warto oderwać wzrok od komputera. 

Określ zadania i priorytety do wykonania

Dobrym pomysłem jest też dzielenie pracy zdalnej na mniejsze zadania. Ułatwia to śledzenie postępów, chroni przed umykaniem spraw i pozwala stawiać czoła największym wyzwaniom. Niemniej istotna w pracy w domu jest umiejętność nadawania priorytetu wykonywanym zadaniom. W tym celu doskonale sprawdza się metoda organizowania pracy metodą Getting Things Done, opracowaną przez Davida Allena. Technika „doprowadzania roboty do końca” opiera się na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. Celem tego jest uporządkowanie zadań w sposób pozwalający na rozpoczęcie kolejnego zaraz po zakończeniu poprzedniego. Innym sposobem na organizowanie zadań podczas pracy zdalnej jest macierz Eisenhowera. W pierwszej jej ćwiartce znajdują się zadania pilne i ważne, w drugiej ważne i niepilne, w trzeciej nieważne i pilne, a w czwartek – sprawy ani ważne ani pilne. Takie rozbicie zadań nie tylko usprawnia ich planowanie, ale i chroni przed poczuciem frustracji, jaka towarzyszy przy nawarstwianiu się listy obowiązków. Dobrą praktyką jest też monitorowanie czasu pracy. Narzędzia, takie jak choćby Toggl, który służy do rejestrowania ilości czasu poświęconego każdemu projektowi, pozwalają na lepsze planowanie pracy w przyszłości.

Pozwól pracownikom na wkład własny i inicjatywy

Umiejętne przywództwo może być kluczem do sukcesu wirtualnego zespołu. Warto pamiętać, że metodologia zarządzania hierarchicznego, stosowana przez znaczną część polskich firm, może okazać się nieskuteczna. Monitorowanie zdalnych pracowników nie tylko obciąża liderów, ale też powoduje frustrację pracowników, którzy stają się mniej wydajni. Z tego powodu rolą lidera powinno być wytyczanie kierunku działania wraz z monitorowaniem, a nie kontrolą, efektów pracy. Swoboda działania, oparta na zaufaniu i komunikacji, znajduje przełożenie na większe zaangażowanie pracowników. Pozytywny wpływ na pracę rozproszonego zespołu ma też możliwość wnoszenia wkładu własnego do zadań i inicjowania nowych projektów. W ich przypadku, by zapobiec spowolnieniu produktywności zespołu, konieczne będzie wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zbieranie informacji i podejmowanie decyzji. Kiedy jest to możliwe, pracownik może sam decydować o swoich zadaniach – bez ponoszenia negatywnych konsekwencji.

Zobacz więcej

Poznaliśmy się
skontaktuj się ze mną!