Sekretarka, czyli jak z nią rozmawiać

Jak poradzić sobie z sekretarką?

No i cóż, skoro padło pytanie, to trzeba znaleźć na nie odpowiedź i tej odpowiedzi udzielić. I w tym odcinku stąd też właśnie temat tego odcinka związany z tym, jak rozmawiać z sekretarką i jak poradzić sobie z sekretarką. Udzielając odpowiedzi na to pytanie, zacznę od tego, że jest bardzo wiele różnego rodzaju podejść do sekretarki, do sekretariatów, których ja nie akceptuję. Te podejścia to podejścia polegające na tym, żeby albo jakoś agresywnie rozmawiać z sekretarką, albo ściemniać na przykład sekretarce. Ostatnio gdzieś na LinkedIn’ie natrafiłem na taki sposób, jeden użytkownik opisywał sposób, w którym dzwoni do sekretariatu i mówi, że poprosi o połączenie i tu podaje imię i nazwisko prezesa, a jak sekretarka pyta, w jakiej sprawie, no to mówi na przykład wczoraj widzieliśmy się na korytarzu, minęliśmy się na korytarzu i pan prezes prosił, żebym zadzwonił. Albo na przykład, no widzieliśmy się na konferencji cztery dni temu i pan prezes prosił, żebym się z nim skontaktował. Albo na przykład, no wczoraj rozmawiałem z Jackiem i umówiliśmy się na telefon. Albo widzieliśmy się godzinę temu i chcę doprecyzować jeszcze jakąś sprawę. To są kłamstwa i ten człowiek, ten użytkownik otwarcie pisał o tym, że to jest ściema, która ma na celu tylko i wyłącznie połączenie z osobą docelową. Albo na przykład numery związane z tym, że celowo wybierasz inną końcówkę telefonu stacjonarnego niż sekretariat, tam mówisz, że o jeny, pomyliłem się, chciałem do dyrektora, rozmawiać z dyrektorem działu sprzedaży, prosisz o przełączenie i z tamtego miejsca, nie wiem, księgowość, marketing, cokolwiek innego, łączą Cię do dyrektora sprzedaży. Moim zdaniem to są wszystko tanie sztuki, które no nie znajdują zastosowania w świecie profesjonalnej sprzedaży, absolutnie. I na dodatek jeszcze każda z tych sztuczek, o której teraz słyszysz, prowadzi tylko i wyłącznie do jednego. Pomyśl sobie, taka sekretarka połączyła Cię w wyniku oszustwa albo dodzwoniłeś się do dyrektora sprzedaży, krążąc gdzieś po jakichś innych firmach, ten dyrektor sprzedaży poprosił sekretarkę, żeby absolutnie z nikim go nie łączyła, bo akurat jest na bardzo ważnym spotkaniu i na bardzo ważnej naradzie. I teraz pytanie jest takie, po pierwsze, co Ty usłyszysz od dyrektora sprzedaży, ale to jest pikuś, po drugie, co się zadzieje z tą sekretarką, co za chwilę po takim oszustwie usłyszy od swojego przełożonego sekretarka. I trzecie pytanie, bardzo ważne pytanie, jakie będzie nastawienie tej sekretarki do kolejnych rzetelnych, merytorycznych i uczciwych sprzedawców, którzy będą chcieli naprawdę przedstawić ciekawą, dobrą propozycję dla tej firmy. Jakie będzie jej nastawienie ze względu na strach, który będzie w sobie miała, biorąc pod uwagę wcześniejsze wydarzenia, które miały miejsce. I bądźmy otwarci, i powiedzmy sobie prosto w oczy za ten strach i też te wcześniejsze wydarzenia jesteśmy odpowiedzialni również my, handlowcy, którzy wykorzystujemy właśnie takie praktyki chodzenia na skróty po to, żeby obejść sekretariat, bo po prostu nie umiemy sobie z nim poradzić, jesteśmy nieefektywni w tych metodach. Trzeba również powiedzieć otwarcie o drugiej stronie tego medalu, czyli o tym, że faktycznie przejście przez sekretariat i poradzenie sobie z blokadą w wielu firmach, jaką jest pani sekretarka, jest trudne i jest wymagające.

Jak zacząć

Faktem jest, że w bardzo wielu przypadkach sekretarki dokonują oceny tego, czy mogą połączyć daną osobę z przełożonym, nie do końca rozumiejąc albo w ogóle nie rozumiejąc tego, co jest przedmiotem rozmowy. Nawet jeżeli dzwonisz z bardzo kuszącą i bardzo dobrą propozycją, to w momencie, kiedy sekretarka nie do końca rozumie czemu i po co ma Cię połączyć ze swoim przełożonym czy z szefem jakiegoś działu, no to ona po prostu tego nie zrobi. No i jako sprzedawca możesz teraz powiedzieć, no właśnie, przecież powinna mnie połączyć, bo nie rozumie, o czym ja mówię, a zrozumie dyrektor sprzedaży. No kurczę, nie do końca, chociaż bardzo bym chciał powiedzieć tak, Twój sposób myślenia, drogi handlowcu, jest bardzo prawidłowy, no to nie do końca, bo to w Twoim interesie leży to, żeby sekretarka, asystentka czy ktokolwiek inny, zrozumiał, z czym Ty dzwonisz i to w Twoim interesie leży to, żeby przekonać tę sekretarkę do tego, że warto akurat Ciebie połączyć z osobą, z którą chcesz rozmawiać. Jak to zrobić? Jest kilka różnych podejść, kilka różnych scenariuszy. Ja jestem zwolennikiem i zawsze korzystam z jednego, o którym powiem w tym odcinku tego podcastu. Ja zawsze korzystam z różnych wariantów tego, żeby poprosić sekretarkę o pomoc, najnormalniej w świecie. Staram się dotrzeć do jej empatii, do jej takiego altruizmu, do takiej człowieczej strony, jak to brzmi, do człowieczej strony, jakby sekretarka była jakimś robotem, no właśnie staram się, wychodzę z założenia, nie staram się, tylko wychodzę z założenia właśnie, że na świecie jest tak wiele osób, które każdego dnia postrzegają te biedne sekretarki jako wroga publicznego numer jeden, że szansą na to, żeby się wyróżnić w tym całym galimatiasie podejść, jakie są prezentowane do sekretarki, staram się wyróżnić właśnie tym, żeby podejść do niej z sympatią, empatią, uczuciem, zaangażowaniem, jak do człowieka i pokazać jej, że jestem jednym z niewielu sprzedawców, którzy naprawdę otwarcie chcą z nią pogadać jak z człowiekiem i nie uważają jej za żadnego pitbulla, rotwailera czy strażnika Teksasu swojego przełożonego, bo i z takimi określeniami na sekretarki się spotkałem, że to pitbulle, rotwailery albo strażniczki Teksasu swoich przełożonych. Absolutnie tak nie uważam i w komunikacji z tymi najczęściej kobietami, z tymi osobami, moim celem głównym jest właśnie pokazanie im tego, że one tak samo jak ja są ludźmi i tak jak one mają pracę do wykonania, tak ja mam pewną pracę do wykonania i po prostu potrzebuję jej pomocy.

Podejście do sekratariatu

Dobra, to skoro mamy to już omówione na poziomie takiego dużego klocka, czyli pewnej idei, to teraz warto powiedzieć sobie, co zrobić już tak bardzo konkretnie, kiedy po drugiej stronie ktoś odbiera telefon, a Ty jako sprzedawca słyszysz dzień dobry, Anna Kowalska, firma ABC, w czym mogę pomóc? I wiadomo, że po drugiej stronie jest pani sekretarka. Moja filozofia podejścia do sekretariatu, jak już ustaliliśmy, sprowadza się do poproszenia o pomoc. Często kiedy dzwonię gdzieś po firmach i chcę dostać się do osoby decyzyjnej, to mówię sekretarce wprost wie pani co, ja dzwonię do państwa z propozycją, znaczy z propozycją, z próbą podjęcia rozmowy o szkoleniach sprzedażowych, bo jestem trenerem sprzedaży i żeby być dobrym trenerem sprzedaży, to sam sprzedaję swoje szkolenie i czy pani może mi pomóc, i powiedzieć mi, do kogo powinienem skierować swoje kroki, żeby móc porozmawiać o szkoleniach dla waszej firmy. Często w takiej sytuacji słyszę, że powinienem przesłać swoją propozycję na maila. I kiedy pada taka informacja wie pan co, no proszę podesłać swoją propozycję na maila, to pytam sekretarkę, mówię wie pani co, okej, ja mogę przygotować taką propozycję dla państwa, chętnie ją podeślę, jednocześnie pani jest tą osobą, która najlepiej zna człowieka, do którego ta propozycja później trafi, wie pani, co on lubi, wie pani, na co on zwraca uwagę, czy może mi pani podpowiedzieć jakiekolwiek rozwiązania, które mogą sprawić, że ta propozycja faktycznie zostanie przez tego człowieka odczytana. I to jest pierwszy sposób, podkreślam w tym wszystkim, że to ona jest tą osobą, która zna tego dyrektora, zatem po prostu proszę ją o pomoc, pytając, czy może mi podpowiedzieć, na co powinienem zwrócić uwagę, pisząc taką propozycję, żeby ona do tego dyrektora, do tej właściwej osoby faktycznie dotarła.

Sekretarka, jak z nią porozmawiać

Drugie rozwiązanie albo drugie pytanie, które warto zadać sekretarce w takiej sytuacji, to jest pytanie pod tytułem wie pani co, okej, a ja zapytam tak wprost, bo przygotowanie takiej propozycji wymaga dużej ilości czasu, wie pani, jakie jest procentowe prawdopodobieństwo, że ten dokument w ogóle trafi do tego dyrektora i że on go odczyta, w sensie wie pani, jak często w ogóle dyrektorzy czytają taki rzeczy. I tu bardzo często mi się zdarza, że słyszę od sekretarki wie pan co, nie wiem, ale ja to zawsze przesyłam, ale wydaje mi się, że oni tego nie czytają. No i w takiej sytuacji korzystam z komunikatu pod tytułem wie pani co, no właśnie, ja mam podobne odczucia, że oni tego po prostu nie czytają. Proszę mi powiedzieć serio, pani jest jedyną osobą, która może mi w tym pomóc, ta propozycja szkoleń jest naprawdę dobra, pracowałem z klientami z waszej branży i podniosłem w innych firmach sprzedaż od dziesięciu do nawet dwudziestu paru procent, to są duże wyniki, wiem, że wy sprzedajcie spore wolumeny i ja mogę pomóc, rozmawiając z waszym dyrektorem, w tym, żeby te wyniki były jeszcze wyższe. Jest jakiś inny sposób, żebym mógł z nim na ten temat porozmawiać niż, no tak jak sama pani powiedziała, no takie nieskuteczne wysyłanie ofert na maila. Może mi pani jakoś inaczej pomóc, podpowiedzieć cokolwiek. I tu czasami usłyszę na przykład informację wie pan co, dobra, proszę zadzwonić tego i tego dnia o tej i o tej godzinie, ja spróbuję pana połączyć. Czasami tyle i czasami to wystarczy właśnie po to, żeby ta sekretarka zechciała mnie następnym razem, kiedy zadzwonię, połączyć do właściwej osoby.

Kiedy sekretarka odbierze telefon

Innym scenariuszem, z którego korzystam, kiedy dzwonię i odbiera sekretarka, to jest rozwiązanie, w którym mówię coś takiego, wie pani co, ja powiem otwarcie, ja dzwonię z konkretną propozycją i chcę porozmawiać z kimś, kto zajmuje się takimi rzeczami, ale wiem, jak to w firmach wygląda i wiem, że często trzeba wysłać ofertę na maila, dlatego mam pytanie, czy pani zechce mi pomóc w taki sposób, że ja pani powiem o co mi chodzi, jak wygląda moja propozycja i jeżeli pani uzna, że to może być naprawdę coś interesującego dla konkretnej osoby z pani firmy, to po prostu poproszę panią o to, żeby pomogła mi się pani skontaktować z tą osobą. Czy to jest dla pani okej? I tu często też słyszę w odpowiedzi, no dobrze, no okej, słucham. Przedstawiam rozwiązanie, ważne jest, żeby przedstawiając rozwiązanie, podać sekretarce, tej osobie, która pełni rolę sekretarki, asystentki, konkretne wartości, które z jej punktu widzenia ona może uznać za rzeczy istotne, które powinna przekazać swojemu przełożonemu. Podać jakieś liczby, jakieś wartości, oprzeć się na jakimś doświadczeniu z podobnymi firmami, na tym, że na przykład pracujesz z tego typu firmami jak oni, wiesz z czym oni się borykają i masz rozwiązania na te konkretne bolączki, i jedyne na czym ci zależy to to, żeby porozmawiać z osobą, która się tym zajmuje i na przykład tylko i wyłącznie sprawdzić, czy to są obszary, które również ich dotyczą. Czasami zdarzało mi się również poprosić sekretarkę, która po prostu w moim imieniu poszła i zadała właściwej osobie na przykład dwa pytania, żeby zapytała o dwie rzeczy. I umawiałem się z sekretarką na to, że jeżeli na któreś z tych rzeczy ta osoba odpowie twierdząco, to ona mnie po prostu zarekomenduje. I kilka razy zdarzyło mi się, że po takiej rekomendacji dzwonił telefon albo dzwoniła sekretarka i mówiła wie pan co, trafił pan w dziesiątkę z tymi pytaniami, bo szef po udzieleniu odpowiedzi, jak mu powiedziałam, że to pan zadzwonił i zadał te pytania, to poprosił o kontakt. Zatem z sekretarką można działać normalnie, nie trzeba jej mijać, nie trzeba nabierać jej na jakieś wrogie sztuczki, tylko wystarczy podejść do niej jak do człowieka, powiedzieć jej, co jest konkretnie Twoim przedmiotem, z którym Ty dzwonisz i poprosić o to, żeby ona pomogła Ci skontaktować się z właściwą osobą lub żeby na moment stała się Twoim rzecznikiem prasowym, Twoim ambasadorem, osobą, która porozmawia w Twoim imieniu z osobą decyzyjną. Jeżeli chcesz skorzystać z tej ostatniej metody, to pamiętaj, że bardzo ważne jest to, żeby przekazać dokładnie sekretarce instrukcję tego, co ona powinna zrobić, o co zapytać albo co powiedzieć drugiej stronie, żeby mieć największe szanse na uzyskanie zgody na kontakt z Tobą. No i to oczywiście jest Twoje zadanie, które Ty powinieneś zrealizować i to Ty powinieneś zastanowić się nad tym, co takiego ta sekretarka powinna przekazać dalej, żebyś rzeczywiście miał szansę na kontakt zwrotny z drugiej strony. Sekretariat, nie ma co ukrywać, rzeczywiście miał szansę na kontakt zwrotny z drugiej strony.

Sekretarka, spróbuj ją zrozumieć

Sekretariat, nie ma co ukrywać, słuchajcie, sekretariat i praca z sekretariatem to jest trudne zadanie, to jest naprawdę wymagające zadanie, bo te osoby przez właśnie doświadczenia związane z takimi sprzedawcami, którzy próbowali gdzieś na skróty obchodzić te osoby z boku, dzisiaj są bardzo mocno nastawione na to, żeby być bardziej skutecznym niż Google, które daje bana na określone rozwiązania. Dlatego właśnie moim zdaniem najskuteczniejszą metodą pracy z sekretarką jest otwarta rozmowa, w której okazujesz szacunek dla jej pracy i szacunek dla jej pozycji. Zatem kolejne rozwiązanie, które można zastosować, to jest rozwiązanie również oparte o prośbę o pomoc na zasadzie na przykład takiej, że wie pani co, ja dzwonię do pani, bo powiem pani, no próbuję skontaktować się z waszym dyrektorem sprzedaży i mam wrażenie, że jest pani jedyną osobą, która może pomóc mi znaleźć odpowiedź na pytanie, w jaki sposób mam największe szanse, żeby się z nim skontaktować. I tu od razu możesz powiedzieć wie pani, ja dzwonię do was, bo od dwudziestu lat pracuję z firmami z waszej branży i od dwudziestu lat zajmuję się tym, żeby rozwiązywać w firmie jeden problem i to jest problem taki i taki, niech mi pani powie, czy pani cokolwiek słyszała na temat tego, że u was na przykład takie rzeczy też się dzieją albo pojawiają, wie pani coś na ten temat od pracowników firmy. Więc możesz spróbować sekretarkę wciągnąć, zaangażować również w taką rozmowę, żeby najpierw wybadać, czy według jej wiedzy, sytuacja, o której chcesz porozmawiać z osobą decyzyjną, ma miejsce w firmie. Jeżeli na przykład okaże się i usłyszysz, że wie pan co, no tak, no wiem, że zdarzają się takie rzeczy. Wie pani co, no właśnie, ja od dwudziestu lat zajmuję się tym, żeby takie sytuacje rozwiązywać i rozwiązałem je już, ja wiem, w czterdziestu, pięćdziesięciu firmach działających w waszej branży i jedyne o co panią proszę to to, żeby pozwoliła mi pani porozmawiać z osobą decyzyjną po to, żeby również zaproponować wsparcie waszej organizacji w rozwiązaniu tego typu sytuacji, skoro tak jak pani mówi, one występują. Proszę mi powiedzieć, jak może mi pani pomóc w tej sprawie. To jest kolejny sposób. Albo proszę powiedzieć, czy może mi pani jakkolwiek pomóc w tym temacie. I od razu powiem, wiem, że być może musi mi pani odpowiedzieć, że mam wysłać ofertę na maila, ale może jest jakiś inny sposób, w jaki może mi pani pomóc. Co możemy wspólnie zrobić w tej sprawie. Zaangażuj tę sekretarkę, zapytaj, co możecie wspólnie zrobić w tej sprawie. Znowu, jeżeli powie Ci, że jedyną metodą słuszną jest wysłanie oferty na maila, zapytaj o to, wie pani co, a czy jest coś, co może mi pani podpowiedzieć, na co powinienem zwrócić uwagę. Albo zaproponuj jej, wie pani co, a czy możemy umówić się w ten sposób, że ja panią poproszę, żeby zapytała pani o dwie rzeczy osobę, która się tym zajmuje, gdzieś przy okazji i jeżeli na jedną z tych rzeczy powie tak, to po prostu poproszę panią o to, żeby mnie pani zarekomendowała. Czy możemy się w ten sposób umówić, czy zechce pani mi pomóc w ten sposób. I często usłyszysz również, no wie pan co, no tak, no proszę, mogę zapytać. Jeżeli dobrze skonstruujesz pytania, to na pewno to nie będzie tak, że ze stu procentowym czy siedemdziesięcio-, sześćdziesięcioprocentowym prawdopodobieństwem, ale z dziesięcio-, piętnastoprocentowym prawdopodobieństwem możesz spodziewać się tego, że właśnie na poziomie dziesięciu, piętnastu procent tego typu sytuacji, jeżeli dobrze skonstruujesz pytania, to usłyszysz wie pan co, pytałam i faktycznie szef potwierdził, no zgodził się na kontakt z panem. Nie wiem, jak pan na to wpadł, ale szef się zgadza na kontakt z panem.

Podsumowanie

I to są właśnie metody, które ja stosuję w pracy z sekretariatem. Przyznam otwarcie, one nie są jakoś bardzo skuteczne na zasadzie takiej, że wiesz, na dziesięć telefonów do sekretarek w ośmiu przypadkach się przebijam. Nie, myślę, że mogę spokojnie powiedzieć, że na dziesięć telefonów do firm przechodzę do osoby decyzyjnej w dwóch przypadkach, trzech przypadkach, co uważam za i tak całkiem niezłą skuteczność. Bardzo często korzystam z miksu tego, co teraz usłyszałeś, jednocześnie zawsze głównym wektorem jest to, żeby z empatią prosić o pomoc. Na koniec jeszcze jedna, bardzo ważna rzecz. Pamiętaj, że w kontakcie z sekretarką bardzo duże znaczenie odgrywa również brzmienie Twojego głosu. Warto użyć takiego głosu, który będzie brzmiał jak uśmiechnięty, optymistyczny, taki głos relacyjny, głos nastawiony na to, żeby faktycznie zaprzyjaźnić się z tą druga osobą, bez traktowania jej z góry, raczej głos, który wskazuje na to, że to jest naprawdę osoba ważna dla Ciebie, osoba, która ma znaczenie, której oddajesz szacunek i której rolę w organizacji rozumiesz właśnie ze względu na to, że rozumiesz jej rolę, to do niej kierujesz swoje kroki. To tyle w dzisiejszym odcinku. Łukasz, dziękuję jeszcze raz za Twoje pytanie. Cieszę się, że ono padło. Daj znać jak, jak oceniasz odpowiedź, która została zawarta w tym odcinku. Generalnie dajcie znać, najlepiej na LinkedIn’ie, jakie macie jeszcze metody na sekretariat albo może ktoś z was radzi sobie z tym tematem znacznie lepiej. Zapraszam, chętnie zaproszę Cię jako gościa do podcastu. Zaznaczam też, że po świętach pojawi się pierwszy odcinek z gościem tego podcastu i już teraz mogę wam powiedzieć, że gościem będzie osoba wyjątkowa dla mnie. To jest osoba, która, kiedy zaprosiłem ją do podcastu, powiedziała mi, że dostała w ostatnim czasie cztery podobne propozycje i wszystkie odrzuciła, a ze mną spotka się i porozmawia z przyjemnością, bo też jest słuchaczem tego podcastu. Czego będzie dotyczyła rozmowa? Rozmowa będzie dotyczyła, słuchajcie, negocjacji z punktu widzenia pracownika działów zakupów. Zatem będziemy rozmawiali o sprzedaży i o procesach zakupowych, które rządzą właśnie w działach zakupu, a ja zamierzam od mojego gościa wyciągnąć mięsiste informacje związane z tym, co my, handlowcy, powinniśmy robić, żeby zwiększać swoje szanse na dotarcie do działów zakupów i na zaprezentowanie działów zakupów tego, co możemy im zaoferować, z czym przychodzimy oraz będę chciał uzyskać od mojego rozmówcy mięsiste informacje związane z tym, jak negocjować z działami zakupów i jakie są obszary, do których warto się odwołać w trakcie negocjacji, bo mogą zwiększyć szanse na pozytywne zakończenie negocjacji, również dla sprzedawcy. Także śledźcie podcast, subskrybujcie podcast, jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, bo wkrótce pierwszy gość, a chwilę później druga rozmowa również z bardzo ciekawym gościem na temat rzeczy, które teoretycznie nie wpływają aż tak bardzo na sprzedaż, a mają szansę doprowadzić do tego, że jako sprzedawca zostaniesz odebrany jako człowiek naprawdę z dużą klasą, dużą elegancją i takim dobrym podejściem, jako sprzedawca z dobrymi manierami, a to są rzeczy, które również w biznesie są w cenie. Subskrybuj podcast, bardzo dziękuję za wysłuchanie tego odcinka. Do usłyszenia już za tydzień. I zapraszam do zadawania pytań, kolejnych pytań, na które będę odpowiadał w cyklu, kiedy słuchacz pyta. Trzymajcie się, wszystkiego dobrego, jak najwięcej dobrej sprzedaży. Cześć!

Zobacz więcej

Poznaliśmy się
skontaktuj się ze mną!