Wzór dobrej oferty handlowej

Jedno muszę przyznać na samym początku. Nie lubię słowa “oferta”. Zdecydowanie bardziej wolę takie określenia jak “propozycja”, “warunki współpracy”, “ramy handlowe” czy inne. W przypadku tego tekstu o jego treści decyduje inny mechanizm niż moja sympatie i antypatie – decyduje google 😉 Dlatego na potrzeby tego tekstu będę używał takich pojęć jak oferta handlowa 🙂

Co jest takiego w słowie “oferta”, że go nie lubię? Kojarzy mi się głównie z sprzedażą B2C, a Ty jako czytelnik tego tekstu prawdopodobnie działasz w sektorze B2B lub w segmencie droższych rozwiązań sprzedawanych do sektora B2C. W tych obszarach lepiej kojarzą mi się wspomniane wcześniej wyrażenia. Jednak to nie o wyrażeniach mamy rozmawiać, a o tym jak napisać ofertę handlową tak, żeby była naprawdę dobra i jak stworzyć dobry wzór takich ofert handlowych.

Przygotowując wzór oferty handlowej zastanów się na początku i rozważ, jakie są najważniejsze treści, które chce otrzymać od Ciebie Twój klient w dokumencie, jakim jest oferta handlowa. Chcąc przygotować skuteczną ofertę handlową, trzeba jak zawsze w sprzedaży, skupić się na oczekiwaniach Twojego Klienta i zastanowić się, co dla niego może być ważne i istotne. A jeszcze lepiej jest zapytać klienta wprost na spotkaniu o to, jakie elementy powinna zawierać oferta handlowa, żeby była dla niego kompletnym dokumentem.

Przygotowując swoje wzory ofert handlowych dla marki szymonlach.com oraz agencji rekrutacyjnej Sales Leaders dużo czasu spędziłem na rozmowach z obecnymi klientami i pytaniem ich o to, co powinna zawierać taka oferta handlowa. Dzięki temu dowiedziałem się, co powinienem zrobić, żeby moje oferty handlowe były atrakcyjne dla moich klientów. Jakie może być lepsze i bardziej wartościowe źródło informacji o tym, jak sprzedawać niż sami klienci?

Jeśli dzisiaj zastanawiasz się, od czego zacząć tworzenie wzoru oferty handlowej Twojego produktu lub usługi to polecam Ci zacząć właśnie od tego – od zapytania Klienta, co on chce zobaczyć, znaleźć w takim dokumencie. Klienci powiedzą Ci znacznie więcej o Twojej własnej ofercie handlowej niż dzisiaj jesteś w stanie sobie wyobrazić 🙂

To co za chwilę przeczytasz to kompendium elementów, z których składa się każda oferta handlowa, jaka opuszcza skrzynkę mailową marek szymonlach.com lub Sales Leaders. W każdej ofercie handlowej znajdują się istotne elementy, o których wiemy, że są potrzebne i ważne dla naszych Klientów. Skąd wiemy? Patrz punkt wyżej 🙂

Wydawać się może, że to banał i rzecz zbędna. Ten wniosek opieram na ogromnej ilości ofert handlowych, które sam otrzymuję jako klient i rzadko które oferty handlowe zawierają ten jakże ważny i istotny element, jakim jest strona tytułowa.

Na stronie tytułowej może znaleźć się dobrze dobrane zdjęcie nawiązujące do Twojego produktu lub usługi lub inna forma przygotowanej grafiki. W marce szymonlach.com na stronie tytułowej znajduje się moje zdjęcie. W marce salesleaders jest to grafika przypominająca i nawiązująca do tła strony internetowej salesleaders.pl. W jednej z firm produkujących okna wpadliśmy na pomysł zdjęcie, które prezentowało Kobietę lub Mężczyznę (w zależności, czy oferta handlowa jest wysyłana do kobiety czy też mężczyzny) stojącego przed oknem z przepięknym widokiem na góry.

Dobrze przygotowana strona tytułowa oferty handlowej z właściwym nagłówkiem może od samego początku przyciągnąć uwagę klienta. Ważnym elementem strony tytułowej oferty handlowej jest również sam nagłówek.

W obu firmach stosujemy nagłówek “Propozycja współpracy dla firmy … (nazwa firmy). W Twoim przypadku może być to np. “Propozycja zakupu dla Pani/Pana” albo “Warunki handlowe dla firmy”. Możliwości jest bardzo wiele. To co z pewnością warto zrobić to nieco wyróżnić nazwę firmy lub imię i nazwisko Klienta np. pogrubiając font, którym jest ono napisane. To zawsze miły wyróżnik wskazujący na to, kto jest najważniejszy w tym dokumencie.

Drugim bardzo istotnym elementem każdej oferty handlowej, która wychodzi ode mnie do klienta jest podsumowanie oczekiwań klienta. Jest to pierwsza rzecz, po stronie tytułowej, na którą klient trafia otwierając otrzymaną ofertę handlową. Rozmawiając z klientami często słyszę, że jest to jeden z tych elementów, który bardzo mocno wyróżnia naszą ofertę handlową sposób wielu innych, które otrzymują klienci.

Dobre podsumowanie oczekiwań w ofercie handlowej powinno zawierać informację o tym, z kim była prowadzona wcześniejsza rozmowa i jakie oczekiwania wyraził klient podczas spotkania.

Pisząc takie podsumowanie oczekiwań powinieneś wiedzieć, że w tym podsumowaniu najważniejsze jest sprawne ujęcie tzw. miękkich czynników sprzedaży. Pojawił się dedykowany temu tematowi odcinek podcastu “Dobra sprzedaż” – posłuchasz go tutaj, a następnie opisz w tym podsumowaniu właśnie te motywatory, aspekty, cele klienta.

Sprawa oczywista: żeby napisać ofertę handlową trzeba przedstawić swoje rozwiązanie. To jedna z tych oczywistych oczywistości, o których wydaje się, że nie trzeba pisać i przypominać osobom odpowiedzialnym za tworzenie ofert handlowych. A jednak!

Jakiś czas temu szukałem do biura Sales Leaders nowych biurek i foteli. Ku mojemu zaskoczeniu wiele z oferty handlowych, które otrzymałem było pozbawione tego elementu lub był on zrobiony w sposób co najmniej niewystarczający.

To oznacza, że charakterystyka produktu była podana w formie rysunku technicznego lub krótkiego opisu zawierającego całkowicie niezrozumiałe dla mnie skróty od systemów i funkcji, które posiadały biurka czy krzesła. Zapoznając się z takim dokumentem nie miałem szansy ocenić przydatności proponowanego rozwiązania, ponieważ ot tak po prostu nie rozumiałem, co czytam.

Prezentując rozwiązanie zwróć uwagę na to, żeby opis tego rozwiązania pisać językiem, który będzie zrozumiały dla niemalże każdego odbiorcy. W przypadku części ofert handlowych i klientów ważne jest to, żeby opisać elementy rozwiązania technicznego. W takiej sytuacji warto zastosować poniższy model:

Nazwa systemu/skrót – krótki opis systemu + wskazanie na zalety lub korzyści z danego rozwiązania dla Klienta (zobacz, kiedy zaleta staje się korzyścią)

Przykład:

ABS – system usprawniający rozkład sił hamowania w samochodzie. Dla Pani oznacza to, że system wesprze hamowanie w ryzykownych sytuacjach i ograniczy do minimum ryzyko poślizgu zapewniając dużo większy komfort i bezpieczeństwo podczas hamowania.

Każda oferta sprzedaży powinna również zawierać taki element jak wycena czy też kosztorys. Przygotowując część Twojej oferty związaną z finansami polecam dokładnie wypisać, co jest brane do wyliczenia ostatecznej wartości Twojego produktu czy usługi. Poświęć chwilę czasu na to, uwidocznić dokładnie wszystkie elementy, które wskazują na to, skąd wzięła się finalna wartość. W ten sposób masz możliwość dokładnego merytorycznego uzasadnienia wartości, która znajduje się poniżej.

To, co warto zrobić to wypisać te elementy w sposób uporządkowany i czytelny dla Twojego Klienta. Pamiętaj, że Twoja propozycja finalnie może trafić do kliku osób, które biorą udział w procesie decyzyjnym po stronie klienta i warto zadbać o to, żeby dla każdej z nich ta propozycja była tak samo czytelna.

Zakończenie propozycji i zachęcenie klienta do odpowiedzi na przesłaną propozycję to kolejny istotny element pisania oferty. Sam nie umieszczam żadnych danych kontaktowych do siebie na końcu dokumentu (umieszcza je w stopce na każdej stronie dokumentu). Zatem co znajduje się na końcu i co sprawia, że moje oferty są skuteczne (zdaniem klientów)?

Na końcu mojej oferty znajdziesz dwa krótkie zdania: “Dziękuję za zaufanie. Zapraszam do współpracy”. Są one napisane na tle drugiego mojego zdjęcia umieszczonego na ostatniej stronie wysyłanej propozycji. W ten sposób zachęcam klienta do odpowiedzi i pozostania ze mną w kontakcie.

A dlaczego nie umieszczam danych kontaktowych do siebie? Po pierwsze klient ma je w mailu, którego otrzymuje razem z propozycją. Po drugie, jak już wiesz, są umieszczone w stopce każdej strony propozycji. Po trzecie nie osobiście nie lubię, kiedy ktoś na siłę próbuje przekonać mnie do zapisania jego czy udostępnienia mu swoich danych kontaktowych. Dlatego moim celem jest takie umieszczenie danych, żeby z jednej strony nie przeszkadzały one klientowi i nie kuły go po oczach podczas czytania mojej propozycji, a z drugiej były cały czas pod ręką.

To pytanie, które pojawia się często w kontekście rozmowy o dobrej ofercie handlowej. Umieszczać czy nie umieszczać – oto jest pytanie! Odpowiedź jest jak zawsze przy tego typu pytaniach niejednoznaczna i brzmi “To zależy”.

Umieszczanie spisu treści moim zdaniem jest uzależnione od długości propozycji. Im dłuższa, tym bardziej prawdopodobne, że spis treści okaże się przydatnym ułatwieniem do zapoznania się z Twoim produktem lub usługą. Dobra oferta jest tak skonstruowana, żeby maksymalnie zoptymalizować proces jej analizy i odnajdywania ważnych dla Klienta informacji na temat produktów lub usług, które są w niej opisane.

Jeżeli Twoja propozycja ma mniej niż 10 stron w programie Power Point (wliczając stronę tytułową i kończącą) to w mojej do takiej oferty nie trzeba dodawać spisu treści. Jeśli Twoja propozycja ma więcej stron to spis treści faktycznie może się przydać po to, żeby Twoja oferta była bardziej czytelna dla potencjalnego klienta, który się z nią zapozna.

Jeśli już umieszczać spis treści to w którym miejscu oferty? Patrząc na to z perspektywy potencjalnego klienta to taki spis powinien znaleźć się na samym początku. Zatem najlepszym miejsce będzie albo strona zaraz po tytułowej albo strona po podsumowaniu oczekiwań klienta. Jeśli zdecydujesz się na ten drugi krok to pamiętaj, żeby na końcu podsumowania oczekiwań klienta umieścić informację, że na kolejnej stronie znajduje się spis treści ułatwiający zapoznanie się klientów z Twoją całą propozycją.

Opisując cechy, zalety produktów lub usług dobrze jest zadbać również o aspekt graficzny i wizualny przygotowanej oferty. Dobra oferta sprzedaży jest elegancka, przejrzysta, czytelna i zachęca klienta do zakupu. Przeładowane treścią dokumenty, w których nie ma ładu, spójności może i trafią do nowych klientów, bo im je wyślesz. Pytanie, czy zachęcą firmy z Twojej grupy docelowej do pozytywnej odpowiedzi?

Jeśli chcesz zadbać o estetykę dokumentu zacznij od fontów czyli popularnych czcionek (jeśli czyta to grafik to pewnie ma za te “czcionki” ma ochotę urwać mi głowę 😉). W świecie fontów wyróżniamy dwa istotne typy fontów:

1. Szeryfowe – czyli takie, które posiadają charakterystyczne krótkie słupki na zakończenia poszczególnych elementów liter. Klasycznym przykładem fontu szeryfowego jest popularny Times New Roman
2. Bezszeryfowe – to fonty, które nie posiadają wspomnianych słupków u zakończeń poszczególnych elementów liter. Popularnym fontem jest często domyślnie stosowany w pakcie MS Office font Calibri. Inny, który bardzo przypadł mi do gustu to darmowy do ściągnięcia font o nazwie Lato lub Red Hat

Jak łatwo się domyśleć, Twoja oferta dobrze, żeby była pisana wykorzystując fonty bezszeryfowe. Najlepiej w wariantach typu light, ponieważ one dodają dodatkowej lekkości. To wprowadza przejrzystość i czytelność i sprawia, że wrażenia Twoich klientów są lepsze, a sama oferta wydaje się być bardziej atrakcyjna.

Drugim, istotnym elementem jest interlinia. O niej również warto pamiętać. Tego typu działania jak zadbanie o fonty czy o właściwe odstępy sprawiają, że Twój klient ma poczucie, że dokument, na który patrzy jest po prostu profesjonalny.

Kolejnym elementem, który warto żebyś wdrożył jest punktor. W ofertach handlowych często wymieniane są np. korzyści danego rozwiązania. Najczęściej te korzyści wymieniane są właśnie w punktach, co ma ułatwiać przyswojenie tych informacji i tak faktycznie jest. A teraz pomyśl, czy szalonym i absurdalnym pomysłem będzie to, żeby te punktory miały wygląd np. znaku firmowego Twojej firmy?

Pisząc oferty możesz spokojnie w zmieniać styl punktorów, a wykorzystując dodatkowe menu możesz również wstawić własny, odpowiednio przygotowany wcześniej punktor. To kolejny prosty zabieg, którym bez problemu możesz wyróżnić swoją propozycję na tle innych, które Twój klient otrzyma.

Ostatnim elementem jest wspomniana już wcześniej magia zdjęć. Działania takie jak dbałość o estetykę o o to, żeby informacje zawarte w Twojej ofercie były przejrzyste nie są dziś standardem. Ty, podejmując takie działania masz szansę pokazać odbiorcy tego dokumentu, że podchodzisz do niego inaczej – lepiej. Twoje produkty czy usługi i ich charakterystyka, okraszona odpowiednim obrazem, może wydać się znacznie lepsza i bardziej przykuć uwagę niż zwykła biała kartka z tekstem.

Dlatego miej odwagę, zainwestuj w bank zdjęć (tak, zdecydowanie warto w to zainwestować) lub w dobrą sesję u fotografa jeśli to Ty sam jesteś produktem i pobaw się zdjęciami. Urozmaicona w ten sposób propozycja z pewnością wyróżni Twoje produkty i usługi.

Opis Twoich produktów czy usług powinien być zawsze profesjonalny. W moich firmach, żeby ten opis właśnie tak wyglądał korzystamy z programu power point. Zawiera on ogrom możliwości, które mogą sprawić, że Twoja oferta handlowa, a co za tym idzie, charakterystyka produktów czy usług będzie prezentować się czytelnie i przejrzyście.

Co do samego formatu to w mojej ocenie jest tylko jeden prawidłowy. To format pdf, który spełnia potrzeby związane z możliwością prawidłowego wyświetlenia i odczytania Twojego dokumentu. Korzystając z formatu pdf eliminujesz ryzyko tego, że Twój Klient nie będzie posiadał oprogramowania potrzebnego do prawidłowego wyświetlenia Twojej oferty handlowej, a co za tym idzie, może go to zniechęcić do współpracy z Tobą.

PDF jest formatem uniwersalnym wyświetlanym (chyba) na każdym urządzeniu o charakterze komputera, laptopa czy smartfona. Przygotowując propozycję dla klienta w ten sposób zdecydowanie podnosisz czytelność Twojej propozycji i zwiększasz swoje szanse zakupu. Niby tak oczywiste, a znowu – jak sam jestem klientem to za dużo dostaję ofert chociażby w formacie doc. (MS Word), żeby o tym nie napisać 😉

Praca nad ofertą potrafi zająć sporo czasu. Zadbanie o to, żeby mieć naprawdę dobry wzór wymaga pracy. Jeżeli temat jest dla Ciebie ważny, posłuchaj odcinka podcastu “Dobra sprzedaż”, który również był poświęcony tematowi przygotowania dobrej oferty handlowej dla Twojego klienta. I pamiętaj, że chętnie podzielę się z Tobą tym, jak wygląda propozycja, którą klient otrzymuje ode mnie. Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz, który jest poniżej, a w treści wpiszesz proste “Wzór oferty handlowej” 🙂

Teraz, kiedy już wiesz, jak stworzyć dobrą propozycję dla klienta, warto zastanowić się, jak napisać wiadomość do Klienta, w którym ta propozycja zostanie do niego wysłana. Przeczytaj tekst, posłuchaj podcastu i zobacz jak może wyglądać taka wiadomość do Klienta. Kliknij w link list do klienta z ofertą wzór.