Dobre maile sprzedażowe z propozycją po spotkaniu – to proste

Maile sprzedażowe z propozycjami, które trafiają do Klientów pozostawiają wiele do życzenia. Większość z nich zamyka się w zdaniu „W nawiązaniu do rozmowy przesyłam ofertę. W razie pytań pozostaję do dyspozycji”. Możesz to zrobić lepiej. Skorzystaj z gotowego wzoru!

Z tego artykułu dowiesz się, jak pisać maile sprzedażowe po spotkaniu z Klientem. Jeśli chcesz wiedzieć, jak pisać dobre wiadomości typu „Cold mailing” zajrzyj koniecznie do tego tekstu – tu także czeka gotowy przepis na wiadomości typu cold mail.

Maile sprzedażowe z propozycją po spotkaniu to bardzo ważna część procesu pozyskania potencjalnego klienta. Wielu handlowców robi dobrą robotę w trakcie spotkania. Wielu Handlowców potrafi sprawić, że potencjalny klient ma naprawdę dobre wrażenia i odczucia po spotkaniu. A później Klient otrzymuje propozycję i … wszystko się zmienia.

Okazuje się, że bardzo wiele osób zadaje sobie pytanie, jak napisać emaila w taki sposób, żeby klient faktycznie chciał go przeczytać, a po drugie, zastosować się do treści, próśb, które są w nim zawarte. Życie pokazuje też, że zdecydowana większość maili sprzedażowych z propozycją po spotkaniu zamyka się w trzech zdaniach: „Dzień dobry, w nawiązaniu do spotkania przesyłam ofertę. W razie pytań pozostaję do dyspozycji.” Mam poczucie, że taka wiadomość może wyglądać znacznie lepiej.

Po przepisie na wiadomość znajdziesz również część dotyczącą tego, jaki temat wiadomości warto nadać pisząc mail do Twojego odbiorcy.

Sytuacja jest prosta: chcesz pozyskać potencjalnego klienta. Żeby to zrobić, jak wiesz, potrzebne jest cały czas budowanie po stronie Klienta poczucia, że jest ważny, istotny i Twoja uwaga koncentruje się przede wszystkim wokół niego. Nie chodzi o rozpieszczanie Klientów czy wchodzenie w przysłowiowe ty**i potencjalnych klientów. Chodzi o to miłe uczucie, że jesteś jako klient ważny dla sprzedawcy.

To poczucie jest potrzebne na każdym etapie procesu sprzedaży czy procesu zakupu, przez jaki przechodzi Twój Klient i przez jaki Ty przechodzisz kiedy jesteś klientem. A teraz zestaw sobie dwa elementy: bycie ważnym i wspomniane wcześniej „W nawiązaniu do rozmowy przesyłam ofertę. W razie pytań zostaję do dyspozycji”. Czujesz ten zgrzyt?

Dlatego zastosuj poniższych 5 kroków, żeby Twoja komunikacja z potencjalnym klientem również na tym etapie pokazywała, że Klient jest dla Ciebie ważny.

Tak, przywitanie to element, który robisz w pierwszej kolejności. Trzeba jakoś zacząć. Okazuje się, że z tym przywitaniem też bywa różnie. Żadne „witam” czy inne „witam serdecznie” nie wchodzi w grę! Najlepsze praktyki pokazują jasno, że istnieją 4 sposoby na dobre przywitanie klienta w wiadomości email:

1. Dzień dobry – tak po prostu
2. Dzień dobry + stanowisko – to dobra forma, jeśli piszesz do potencjalnego klienta w randze np. Dyrektorka. Przykład: Dzień dobry Panie Dyrektorze
3. Dzień dobry panie … (imię) – to odpowiednia forma, jeśli wcześniej w rozmowie skróciliście dystans w rozmowie do formy panie Szymonie – panie Krzysztofie
4. Panie Szymonie – również można zacząć w ten sposób, jeśli w rozmowie telefonicznej wcześniej dystans został skrócony.

Wielu Twoich nowych klientów wykonało dla Ciebie całkiem spory wysiłek: porozmawiali z Tobą, być może spotkaliście się, przeznaczyli na to swój czas, podzielili się z Tobą ważnymi informacjami, które – uwaga – były dla Ciebie i pomogły Tobie w przygotowaniu propozycji dla Klienta. Warto za to podziękować. Często słyszę od handlowców też pytanie, po co to robić? Odpowiedź jest prosta: każdy Klient, Ty też, lubi czuć się ważny. Pojawia się jedynie pytanie: jak napisać komuś, że jest ważny?

Samo „dziękuję za spotkanie” i dalej „w nawiązaniu do rozmowy …” to nieco za mało. Zobacz, jak może wyglądać takie podziękowanie i pokazanie komuś, że Wasze spotkanie miało sens, znaczenie i było istotne:

Dzień dobry panie Łukaszu,

dziękuję za nasze ostatnie spotkanie i możliwość rozmowy z Panem. Informacje, które przekazał Pan podczas rozmowy okazały się bardzo istotne z punktu widzenia rozwiązania, które zostało przygotowane dla Pana – dziękuję.

Warto w treści wiadomości przypomnieć najważniejsze aspekty, o których rozmawialiście podczas waszego spotkania. Ważna kwestia: staraj się nie podsumowywać tzw. twardych oczekiwań czyli np. właściwości sprzętowych czy innych parametrów. Staraj się, żeby w tym miejscu pojawiły się tzw. miękkie motywatory zakupowe.

Miękkim motywatorem może być np.:

• Problemy, które Klient ma obecnie z aktualnym rozwiązaniem
• Cele, które Klient chce osiągnąć poprzez zakup, o którym z Tobą rozmawia
• Czas, który klient zaoszczędzi
• Pieniądze, które zostają mu w portfelu
• Większe zyski, które chce wygenerować Klient na danym zakupie
• Zadowolenie pracowników i ich wyższa efektywność

Dzień dobry panie Łukaszu,

dziękuję za nasze ostatnie spotkanie i możliwość rozmowy z Panem. Informacje, które przekazał Pan podczas rozmowy okazały się bardzo istotne z punktu widzenia rozwiązania, które zostało przygotowane dla Pana – dziękuję.

Kiedy rozmawialiśmy dużo mówił Pan o tym, że zależy Panu i ważne jest dla Pana, żeby rozwiązanie, które Pan wdroży u siebie w firmie:

• pozwoliło Panu usprawnić proces produkcyjny
• zmniejszyło ilość przestojów maszyn, bo w ten sposób zwiększy Pan produkcję o 4%
• wzmocniło zadowolenie Pana pracowników dzięki temu, że maszyna będzie pracować bez przestojów (obecnie, z tego co Pan mówił pracownicy denerwują się z powodów wielu przestojów, które się pojawiają)

Ten krok powinien być krótki. Możesz go zrealizować dosłownie w jednym zdaniu. Chodzi jedynie o to, żeby Klient jeszcze przed otwarcie dokumentu dostał informację, że rozwiązanie, z którym za chwilę się zapozna jest faktycznie przygotowane w taki sposób, żeby odpowiedzieć na jego cele/bolączki, o których rozmawialiście podczas spotkania czy rozmowy telefonicznej. Klient powinien w tym kroku poczuć z Twojej strony, że warto otworzyć załącznik i zapoznać się dokładnie z treścią propozycji.

Dzień dobry panie Łukaszu,

dziękuję za nasze ostatnie spotkanie i możliwość rozmowy z Panem. Informacje, które przekazał Pan podczas rozmowy okazały się bardzo istotne z punktu widzenia rozwiązania, które zostało przygotowane dla Pana – dziękuję.

Kiedy rozmawialiśmy dużo mówił Pan o tym, że zależy Panu i ważne jest dla Pana, żeby rozwiązanie, które Pan wdroży u siebie w firmie:

• pozwoliło Panu usprawnić proces produkcyjny
• zmniejszyło ilość przestojów maszyn, bo w ten sposób zwiększy Pan produkcję o 4%
• wzmocniło zadowolenie Pana pracowników dzięki temu, że maszyna będzie pracować bez przestojów (obecnie, z tego co Pan mówił pracownicy denerwują się z powodów wielu przestojów, które się pojawiają)

Propozycja, którą znajdzie Pan w załączniku jest tak przygotowana, żeby zapewnić Panu rozwiązanie dla wszystkich tych elementów i wzmocnić Pana firmę w tych ważnych dla Pana obszarach.

5 krok to jeden z najważniejszych kroków takiej wiadomości i zaryzykuję stwierdzenie, że ma on kluczowe znaczenie w całej wiadomości Chodzi o zakontraktowanie z Klientem kolejnych kroków, jakie podejmiecie w ramach propozycji, którą przygotowałeś. Takim najprostszym krokiem jest oczywiście umówienie się na rozmowę telefoniczną w sprawie Twojej propozycji i omówienie jej wspólnie z Klientem.

Rozmawiając z Klientami zwróć uwagę na ten aspekt i zawsze pamiętaj, żeby przed zakończeniem spotkania umówić się z Klientem na dwa ważne elementy:

1. Termin, w którym podeślesz Klientowi propozycję
2. Termin, w którym uzyskasz od Klienta odpowiedź na Twoją propozycję (większość Handlowców pamięta głównie o tym pierwszym kroku, zapomina o drugim – zwróć uwagę także na ten krok).

Pisząc o follow-up w takim mailu sprzedażowym z propozycją po spotkaniu warto zaznaczyć, że zależy Ci na opinii na temat Twojego produktu, usługi i na tym, żeby Klient powiedział Ci, czy jest to dla niego akcpetowalna propozycja. Warto przytoczyć termin, na który umówiliście się podczas spotkania lub zaproponować konkretny termin kontaktu, jeśli nie umówiłeś się podczas samej rozmowy. Pamiętaj także o tym, żeby zaznaczyć, że jeśli Klient potrzebuje więcej czasu na zapoznanie się z Twoją propozycją – warto, żeby Cię o tym poinformował.

Pisząc tę część na końcu wiadomości, która może wydawać się nieco skomplikowana, możesz skorzystać z gotowej podpowiedzi, która jest poniżej 🙂

Dzień dobry panie Łukaszu,

dziękuję za nasze ostatnie spotkanie i możliwość rozmowy z Panem. Informacje, które przekazał Pan podczas rozmowy okazały się bardzo istotne z punktu widzenia rozwiązania, które zostało przygotowane dla Pana – dziękuję.

Kiedy rozmawialiśmy dużo mówił Pan o tym, że zależy Panu i ważne jest dla Pana, żeby rozwiązanie, które Pan wdroży u siebie w firmie:

• pozwoliło Panu usprawnić proces produkcyjny
• zmniejszyło ilość przestojów maszyn, bo w ten sposób zwiększy Pan produkcję o 4%
• wzmocniło zadowolenie Pana pracowników dzięki temu, że maszyna będzie pracować bez przestojów (obecnie, z tego co Pan mówił pracownicy denerwują się z powodów wielu przestojów, które się pojawiają)

Propozycja, którą znajdzie Pan w załączniku jest tak przygotowana, żeby zapewnić Panu rozwiązanie dla wszystkich tych elementów i wzmocnić Pana firmę w tych ważnych dla Pana obszarach.

Bardzo zależy mi na informacji zwrotnej na temat tego, jak ocenia Pan to rozwiązanie i czy jest ono dla Pana akceptowalne. Tak jak rozmawialiśmy, zadzwonię do Pana w czwartek 15 czerwca 2022 między 10 a 10.30, żeby na ten temat porozmawiać / Czy możemy umówić się na kontakt w piątek, 15 czerwca między 10.00 a 10.30? Jeśli potrzebuje Pan więcej czasu bardzo proszę o wiadomość zwrotną. (Ostatnie zdanie o potrzebie większej ilości czasu pisz zawsze!)

Temat wiadomości to jeden z tych elementów, o którym myśli Handlowiec kiedy pytam go: Od czego zacząć tworzenie wiadomości z propozycją dla Klienta? Nie bez powodu ten punkt pojawia się dopiero tutaj. Doświadczenie w tworzeniu wiadomości podpowiada, że do tematu warto podejść na końcu, kiedy cała wiadomość do Twojego odbiorcy jest już przygotowana.

Wtedy łatwiej jest spojrzeć na całość tego, co wyślesz i zastanowić się, jak spuentować wszystko to, co znajduje się w treści maila. W wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem okaże się zwykłe „Propozycja współpracy”. Jeśli masz ochotę możesz zmienić na sformułowanie np. na „Warunki handlowe”, albo temat pod tytułem „Po spotkaniu – propozycja” albo „Dziękuję za spotkanie – propozycja dla Pana”. Dobrym pomysłem może być również „Propozycja dla Pana …”

Możliwości jest bardzo wiele. Trzeba sobie też otwarcie powiedzieć, że temat wiadomości z propozycją to sprawa znacznie łatwiejsza niż dobry temat, kiedy chcesz uprawiać cold mailing.

Na koniec jedna ważna sprawa: kluczem w przypadku dobrego tematu jest to, żeby ten temat zachęcił odbiorcę Twojej wiadomości do jej otwarcia. Co do zasady po spotkaniu klient powinien oczekiwać na Twoją propozycję, dlatego sprawa wydaje się stosunkowo prosta i uważam, że nie ma potrzeby tworzenia tu koła nowo czy odkrywania drugi raz ameryki.

Handlowcy podczas szkoleń i konsultacji często pytają, czy warto wykorzystać przedstawiony tu model do wysyłania tzw ogólnych ofert, o które czasami prosi potencjalny klient. Moim zdaniem chcąc pisać maile sprzedażowe w taki sposób, w jaki zostało to przedstawione powyżej potrzebujesz porozmawiać wcześniej z Klientem dłuższą chwilę, żeby zebrać informacje potrzebne do stworzenia konkretnej propozycji dla Klienta – jak stworzyć taką propozycję zobacz tutaj – gotowy przepis na dobrą ofertę handlową dla klienta

2-3 minutowa rozmowa, która kończy się stwierdzeniem „proszę podesłać mi taką ogólną ofertę na maila” w mojej ocenie za mało, żeby przygotować konkretne rozwiązanie dla Klienta. To oznacza, że ja jestem przeciwnikiem wysyłania „ogólnych ofert” w nadziei na to, że komuś po kilku tygodniach albo miesiącach przypomni się, że kiedyś jakiś Handlowiec wysłał mu taką ogólną propozycję.

O tym, jak poradzić sobie w sytuacji, gdy słyszysz „Proszę wysłać ofertę na maila” możesz zobaczyć także w video poniżej. W tym filmie znajdziesz garść konkretnych wskazówek i podpowiedzi związanych z tym, jak postąpić i co powiedzieć w odpowiedzi na słynne „Proszę wysłać ogólną informację mailem”.

Rozmowy z potencjalnymi klientami bywają różne. Oczywiście Twojej firmie zależy na tym, żeby jak najwięcej z nich kończyło się sukcesem rozumianym jako sprzedaż. Dlatego istotne są dwa elementy: dobrze przygotowana propozycja (zobacz tutaj, jak ją stworzyć) i dobrze napisana wiadomość email, która zachęci Klientów do przeczytania Twojej propozycji i przekona ich do tego, że komunikacja z Tobą faktycznie wyróżnia się w ten pozytywny sposób.

W świecie pisania wiadomości do Klientów istnieje jeszcze coś takiego jak cold mailing. To sztuka, którą również chce opanować wielu Handlowców. O tym,jak pisać maile sprzedażowe nastawione typowo na prospekting (cold mailing) przeczytasz także w tym artykule.

Pisanie maila to zadanie trudniejsze niż może się wydawać. Proces tworzenia tego konkretnego modelu wiadomości trochę mi zajął. Ty masz już gotowy przepis i mam nadzieję, że masz pewność, że wiesz, jak pisać dobre wiadomości do Twoich Klientów – takie, po których stwierdzą: „Z tym człowiekiem chcę rozmawiać dalej” – życzę Ci tego z całego serducha! Na koniec mam do Ciebie jeszcze jedno pytanie: rozważam napisanie krótkiego ebooka, w którym znajdą się przykładowe maile biznesowe na różne okoliczności (cold mail, mail z propozycją po spotkaniu, mail w ramach follow-up po cold mailu). Daj znać, co sądzisz o tym pomyśle – czy przydatny dla Ciebie będzie taki materiał?