Na czym polegają negocjacje?

Na czym polegają negocjacje? Negocjacje biznesowe to proces interakcji między co najmniej dwiema stronami, które dążą do osiągnięcia porozumienia w sprawie warunków, umowy lub transakcji handlowej. W kontekście biznesowym negocjacje obejmują negocjowanie cen, warunków umowy, płatności, zamówienia produktów lub usług, terminów dostawy oraz innych istotnych elementów umowy. W trakcie negocjacji strony starają się zabezpieczyć swoje interesy, jednocześnie szukając wspólnego punktu, który satysfakcjonuje obie strony. Wynik dobrych negocjacji powinien być korzystny dla wszystkich uczestników. Definicja negocjacji wydaje się dość prosta, ale to bardzo wieloaspektowy i złożony proces.

1. Przygotowanie: zbierz informacje na temat swojego klienta, jego potrzeb, kluczowych celów. Zbadaj także rynek – jakie są stawki, jakie warunki proponuje konkurencja?
2. Ustal cele negocjacji: co chcesz osiągnąć? Na jakie ustępstwa możesz sobie pozwolić Ty, a na jakie pozostali uczestnicy negocjacji? Jakie warunki brzegowe zakładasz? W celach uwzględnij zarówno negocjacje handlowe, jak i negocjacje prawne.
3. Otwarcie: To bardzo ważny moment, w którym masz możliwość zbudowania nastawienia swojego i drugiej strony do samych negocjacji. Wiele zależy od tego, w jaki sposób rozpoczniesz negocjacje i co Twój Partner usłyszy od Ciebie na samym początku procesu negocjacji
4. Eksploracja: Czyli esencja negocjacji. Rozmawiacie o tym, jak spotkać się pośrodku. Kto, na jakie ustępstwa jest gotowy, i gdzie pośrodku możecie się spotkać. Negocjacje biznesowe mogą trwać długo, nawet miesiącami. Twoim celem jest jednak, aby nie tracić czasu na niepotrzebne dyskusje, tylko doprowadzić transakcję do końca, z korzyścią dla obu stron.
5. Zamknięcie: Muszę podkreślić, że po negocjacjach nie zawsze dochodzi do finalizacji zakupu. Zdarza się, że przechodząc przez poszczególne etapy negocjacji, dojdziesz do ściany. Zasady w negocjacjach są proste: klient musi być zadowolony, a ty musisz zarobić. Nie zawsze udaje się dojść do porozumienia. Jeżeli jednak jako uczestnicy negocjacji dochodzicie do porozumienia, to dopełniacie formalności i kończycie z sukcesem cały proces negocjacji.

Oczywiście swój opór. Handlowcy dzielą się na dwa typy: tych, których kusi, żeby pójść na każde ustępstwo byle dogodzić klientowi, i tych, którzy zbyt zawzięcie bronią interesów strony, którą reprezentują. Złap balans!

Istnieją różne rodzaje negocjacji, jednak niemal zawsze trzeba pójść na jakieś ustępstwo. Musisz zarówno umieć uzasadniać status i interesy swojej firmy (po to ustalałeś cele negocjacji), jak i zadbać o satysfakcję drugiej strony. Właśnie dlatego tak istotne jest, aby dobrze określić interesy swojej firmy już na samym początku.

Negocjacje w biznesie nie są proste. Skuteczne negocjacje wymagają pewności siebie, dobrej umiejętności radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych i słuchania swojego rozmówcy, czytania między wierszami, na co jest skłonny się zgodzić, a czego nie może odpuścić. Niezależnie od tego, jaką technikę wybierzesz, podczas negocjacji najważniejsze są:

Uczciwość – kłamstwo ma zawsze krótkie nogi. W trakcie negocjacji warto mówić prawdę i nie oszukiwać partnera biznesowego. Przykładowo, jeżeli nie masz pewności, że zrealizujesz usługę w ciągu miesiąca, nie obiecuj tego. Rozczarowany klient to zdecydowanie większa strata dla biznesu, niż jedne mniej udane negocjacje.

Partnerskie podejście – negocjacje w biznesie podejmowane są po to, żeby się dogadać. Jeżeli chcesz się potargować dla rozrywki, wybierz się na targowisko. Przy stole biznesowym nie ma na to miejsca. Zachowaj biznesowy styl negocjacji i szukaj rozwiązań, respektując swoje warunki brzegowe. Dbaj o to, żeby wynik negocjacji opłacał się Tobie i został zaakceptowany przez Twojego Partnera.

Empatia – w większości problemy negocjacji i wydłużony czas negocjacji pojawiają się wtedy, gdy strony nie potrafią sobie wyobrazić perspektywy tej drugiej firmy czy osoby. Czasami może to być spowodowane przez różnice kulturowe, lub między branżami. Zachowania biznesowe są ważne, ale wszyscy jesteśmy ludźmi. Negocjując jak najlepsze warunki i naciskając drugą stronę, pamiętaj, że ona też reprezentuje złożone interesy. Okazanie zrozumienia dla innej perspektywy często pomaga przełamać opór i nawiązać nić porozumienia.

Asertywność – pamiętaj jednak, aby zatroszczyć się o własny interes. Ustalenie celów jeszcze przed rozpoczęciem rozmów jest ważne, aby czyjeś argumenty nie wpłynęły na obiektywy osąd sytuacji. Wyobraź sobie, że trafiasz na nieprzejednanych uczestników, a nie masz opisanych celów i warunków granicznych. Istnieje spore ryzyko, że przekroczysz granicę, której nie powinieneś, pod presją argumentów lub czasu.

To dwa główne rodzaje. Twardy styl negocjacji często skupia się na wymianie wartości w sposób, który może wydawać się zyskowny jednej stronie kosztem drugiej. W negocjacjach twardych istnieje często nacisk na utrzymanie twardych pozycji, dążenie do maksymalnych zysków i wygrywania na zasadzie “wszystko albo nic”.

Twardy styl negocjacji, przykład: Negocjujesz okres wypowiedzenia umowy. Klient chce, aby trwał on miesiąc, a Ty – trzy. Wiesz, że tylko takie rozwiązanie zapewni ci bezpieczeństwo i nie możesz tego odpuścić. Mówisz zatem: 3 miesiące to standard w naszej branży, oto przykłady innych firm. Nie zmniejszymy okresu wypowiedzenia, możemy negocjować inne aspekty umowy.

Miękki styl negocjacji kładzie nacisk na współpracę i elastyczność. Celem jest osiągnięcie porozumienia, które uwzględnia interesy obu stron, dając korzyści zarówno jednej, jak i drugiej. Negocjacje miękkie zazwyczaj opierają się na budowaniu relacji, empatii i poszukiwaniu rozwiązań, które zadowalają obie strony.

Miękki styl negocjacji, przykład: Negocjujesz czas realizacji projektu, który klient chce zakończyć w ciągu trzech miesięcy. Wiesz, że macie do zrealizowania jeszcze X innych rzeczy i chcesz zyskać dodatkowe dwa miesiące na realizację zlecenia. Mówisz: Standardowo potrzebujemy co najmniej siedmiu miesięcy na realizację takiego projektu, jednak rozumiem wasze potrzeby i porozmawiałem z zespołem. Udało mi się wynegocjować nieco szybszy termin, bo zależy mi, abyście byli zadowoleni. Proponuję 5 miesięcy.

W praktyce negocjacje mogą zawierać elementy obu podejść, a negocjatorzy często dostosowują swoje strategie w zależności od konkretnej sytuacji oraz relacji między stronami. Najlepszy styl negocjacji to taki, który elastycznie łączy oba podejścia.

Co to są negocjacje? W praktyce to rozmowa. Charakterystyka negocjacji jest taka, że mają na nie wpływ obie strony. Nie możesz przewidzieć, co powie twój partner biznesowy, co okaże się jego warunkiem brzegowym i na jakie ustępstwa będzie gotowy. Możesz przypuszczać, przedstawiać argumenty i wywierać wpływ na decyzje. Nie masz jednak nad tym pełnej kontroli. Oznacza to zatem, że możesz zaplanować negocjacje tylko częściowo.

Możesz zastanowić się, na jakie ustępstwa jesteś gotowy pójść podczas konkretnej fazy negocjacji. Oczywiście, zazwyczaj trzeba prowadzić negocjacje dynamicznie i reagować na zachowania rozmówcy, ale na pewne ramy warto umówić się z samym sobą już na początku. Przykładowo: podczas pierwszego spotkania założę o 20% wyższą cenę, aby mieć zapas do negocjowania. Za to podczas drugiej iteracji zaproponuję dodatkową usługę w cenie.

Strategia negocjacyjna zakłada przygotowanie głównych założeń i narzędzi, a nie stworzenie harmonogramu czy sztywnego planu. Charakterystyka negocjacji na to nie pozwala – musisz być elastyczny.

Skąd wiedzieć, co się sprawdzi w kontekście konkretnego klienta? Cóż, niestety, to kwestia wyczucia i empatycznego podejścia do rozmówcy. Negocjacje w biznesie w dużej mierze polegają na słuchaniu i dopasowywaniu swojego zachowania do konkretnej sytuacji. Wybór stylu negocjacji zależy od wielu czynników, w tym od charakteru sytuacji, relacji między stronami, celów, a także wartości i priorytetów negocjatorów. Podam ci kilka przykładów, na podstawie podziału na główne rodzaje, czyli negocjacje twarde i negocjacje miękkie.

• Mogą być bardziej odpowiednie w sytuacjach, gdzie strony są konkurencyjne, a jedna ze stron chce osiągnąć jak największe korzyści kosztem drugiej.
• W sytuacjach, gdzie zależy nam na długotrwałej relacji i współpracy, podejście miękkie może być bardziej efektywne.

• Gdy głównym celem jest maksymalizacja zysków, a negocjatorzy są gotowi rywalizować o każdy punkt umowy. Jeżeli masz czas na dłuższe pertraktacje i czujesz się bezpiecznie (np. od tego kontraktu nie zależy twoje być albo nie być)
• W sytuacjach, gdzie istotne jest znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony i budowanie długotrwałych relacji.

• W niektórych branżach negocjacje twarde mogą być powszechne, zwłaszcza tam, gdzie warunki rynkowe wymagają ostrej walki o korzyści.
• W innych branżach, zwłaszcza tych opartych na partnerstwie i współpracy, negocjacje miękkie mogą być bardziej cenione.

• Jeśli negocjator ma silne umiejętności w dziedzinie obrony własnych interesów, umiejętne prowadzenie negocjacji twardych może być skuteczne.
• Negocjatorzy z wysokimi umiejętnościami komunikacyjnymi i budowania relacji mogą odnosić sukcesy w negocjacjach miękkich. Jeżeli potrafisz słuchać i masz w sobie sporo empatii, to twoja droga.

Negocjacje w biznesie to także konieczność radzenia sobie z różnymi osobowościami, uważność na różnice kulturowe i negocjacje prawne. Są różne rodzaje prowadzenia rozmów: od bardzo agresywnych i nieustępliwych po niemal kumpelskie ustalenia przy lunchu.

Czasami pojawiają się silne emocje. Wtedy trzeba tę bombę rozbroić i zbudować zaufanie lub przynajmniej nić porozumienia między stronami. Mam na to kilka prostych sposobów.

1. Poproś o przerwę. Jeżeli atmosfera robi się gęsta, czas może rozładować niepotrzebne emocje. Przykład negocjacji: Klient zirytował się, bo właśnie wytrąciłeś mu z ręki argument w negocjacji ceny, prezentując niezbite dowody. Prawdopodobnie czuje się bezradny. Przykład negocjacji: powiedz, że dużo udało wam się wypracować, ale potrzebujesz chwili przerwy. Weź tę “słabość” na siebie, aby druga strona znów poczuła się bezpiecznie.
2. Odpuść, jeśli trzeba. Rozsądek negocjacji podpowiada, że jeśli nie ma partnerskiego podejścia, to właściwie nie ma o czym rozmawiać. Jeżeli twój klient nie wykazuje gotowości do szukania kompromisu i nieustępliwie obstaje przy swoich warunkach, zrób krok wstecz. Przykład negocjacji: Klient na każdą twoją propozycję odpowiada “nie”. Powiedz, że czekasz na jego propozycję, uwzględniającą przedstawione informacje. Zakończ spotkanie i powstrzymaj się od kontaktu.
3. Wykaż dobrą wolę. Niezależnie od obranej techniki negocjacji, czasami zdarza się, że trudno znaleźć kompromis satysfakcjonujący obie strony. Wasze założenia graniczne się po prostu nie pokrywają. Możesz wtedy zaproponować coś ekstra, aby dać klientowi dodatkowy argument przemawiający za waszą współpracą. Przykładowo: twoja cena wykracza poza założony budżet projektowy. Klient chciałby podjąć współpracę, ale zarząd stawia opór. Zaproponuj w pakiecie dodatkową usługę, która nie będzie cię kosztować wiele czasu, a dla drugiej strony ma wartość.

Podsumowując, w negocjacjach zawsze chodzi o zrealizowanie celów obu stron, dogadanie się i osiągnięcie porozumienia. Zanim zaczniesz wybierać pomiędzy salami a próbnym balonem, bądź po prostu człowiekiem.